Les 5 questions à se poser avant de détruire un original

1) Y a-t-il une règle ?

 >> Oui ! Mais prudence…

Depuis le 19 mai dernier, la norme d’archivage numérique NF Z42-026 permet aux entreprises de jeter la version papier de leurs originaux à la poubelle pour ne garder que les « copies conformes » numérisées. En théorie, factures, documents administratifs et fiscaux divers, contrats commerciaux, courriers et autres peuvent donc partir à la corbeille. Mais ce pas de géant vers le « zéro papier » – s’il est acté au niveau réglementaire – doit encore passer le cap des tribunaux. Comment les juges interprèteront-ils les cas qui leur seront soumis ? Un dossier s’appuyant sur des documents papier n’aura-t-il pas une valeur psychologique supplémentaire à leurs yeux ? Conserver le papier quelques années de plus, le temps de valider les ­processus juridiques, paraît prudent.

2) Quelle est l’importance du document ?

 >> A vous de juger !

Depuis le 19 mai dernier, la norme d’archivage numérique NF Z42-026 permet aux entreprises de jeter la version papier de leurs originaux à la poubelle pour ne garder que les « copies conformes » numérisées. En théorie, factures, documents administratifs et fiscaux divers, contrats commerciaux, courriers et autres peuvent donc partir à la corbeille. Mais ce pas de géant vers le « zéro papier » – s’il est acté au niveau réglementaire – doit encore passer le cap des tribunaux. Comment les juges interprèteront-ils les cas qui leur seront soumis ? Un dossier s’appuyant sur des documents papier n’aura-t-il pas une valeur psychologique supplémentaire à leurs yeux ? Conserver le papier quelques années de plus, le temps de valider les ­processus juridiques, paraît prudent.

3) Comment les informations sont-elles récupérables après leur conversion numérique ?

 >> Privilégier la simplicité

Dans quel délai ces informations pourront-elles être récupérées en cas de besoin urgent ? En répondant à cette question, vous saurez si vous avez besoin d’une solution permettant les recherches indexées ou par mot-clé appliquées aux documents numérisés.

4) De quelle ­manière la numérisation sera-t-elle réalisée ?

 >> Différents ­scénarii sont envisageables

Sera-t-elle assurée en interne ou par un prestataire externe ? Dans tous les cas, il est évidemment impératif d’attendre que la numérisation soit terminée pour jeter vos documents. Il est aussi fortement conseillé de ne pas mégoter sur les frais de numérisation. Plusieurs heures (voir plusieurs jours) seront nécessaires pour trier, scanner, valider et stocker électroniquement vos précieux papiers. Ne les confiez pas à n’importe qui !

5) Comment s’en débarrasser ?

 >> Gare à la sécurité !

Ne jetez absolument pas vos documents à la poubelle ! Optez pour une broyeuse (ou destructeur de papier) de bonne qualité qui permet de détruire plusieurs pages à la fois. Certains modèles proposent des coupes droites, d’autres des coupes croisées pour une sécurité optimisée. Ils sont parfois capables de détruire des feuilles agrafées ou des documents cartonnés, ce qui peut s’avérer très utile. Et séparez les chutes de papier dans deux sacs différents pour que personne ne puisse reconstituer vos documents sans trier plusieurs sacs !

 

 

Article en lien