Les achats passent à l’ère du numérique

Les nouvelles technologies occupent de plus en plus d’importance dans les services achats. Aujourd’hui, la plupart des directions utilisent d’ailleurs des logiciels d’e-achat. Et le paysage de la fonction devrait considérablement changer d’ici les prochaines années, avec l’arrivée sur le marché de nouvelles technologies basées sur l’intelligence artificielle.


L’e-achat s’est taillé la part du lion au sein des entreprises. Aujourd’hui, la plupart des directions achats disposent d’au moins un outil numérique pour gérer leurs achats, en particulier pour les achats hors production (ou indirects) qui regroupent de nombreuses catégories comme l’informatique, les fournitures de bureaux, les prestations de services ou encore les prestations intellectuelles. « Les achats hors production sont très disparates et le nombre de références est très important. D’où l’intérêt d’utiliser des outils automatisés pour simplifier la tâche des acheteurs », explique Béatrice Lamourette, co-fondatrice d’Axiscope, un éditeur de solution de gestion des achats. Côté fournisseurs, c’est le même schéma. « Les fournisseurs doivent s’adapter à la demande et n’ont plus d’autres choix que de travailler avec des solutions digitales notamment pour passer les commandes », affirme Delphine Cuynet, directrice générale de la fédération des entreprises du bureau et du numérique (Eben). Elle illustre ses propos en citant l’exemple d’un groupement d’entreprise créé l’an dernier par 18 adhérents de la fédération pour répondre à un appel d’offre du ministère de la Défense. « Une des contraintes relatives à cet appel d’offre était de constituer une plateforme web de commande spécifiquement pour leur client », révèlet- elle. Avant d’ajouter : « Si les fournisseurs ne prennent pas le virage du numérique, les acheteurs finiront par se désintéresser ».

E-procurement et e-sourcing en fer de lance

En effet, les directions achats ont aujourd’hui pleinement intégré le digital dans leurs pratiques d’achats. « Depuis une dizaine d’années, on observe une montée en maturité d’un certain nombre de solutions numériques, comme les logiciels de sourcing fournisseur et d’e-procurement qui sont aujourd’hui des outils centraux pour les directeurs d’achats », indique Franck Douau, responsable pôle Achats et Services chez LVMH et président de l’ACA (Association du Cesa Achats & supply chain). « Le point d’entrée de la digitalisation a été l’e-procurement. Des briques ont ensuite été ajoutées tout au long du parcours achat », ajoute-t-il. Les premières applications dans ce domaine sont apparues sur le marché du logiciel il y a plus de vingt ans. L’e-procurement désigne l’ensemble des solutions logicielles dont l’entreprise dispose pour la gestion de ses achats et de ses approvisionnements. Ces solutions permettent notamment l’automatisation des commandes et des transactions. Objectif : optimiser les coûts, générer des économies et simplifier les procédures en proposant, par exemple, de passer des commandes sur des catalogues en ligne dont les prix ont été préalablement négociés. La plupart des éditeurs proposent également une dématérialisation des factures, pour s’inscrire dans un processus de procure-to-pay. « Les outils d’e-procurement sont très utilisés pour gérer les achats indirects, un peu moins pour les achats directs », précise Franck Douau. Une enquête publiée en 2015 par l’éditeur Ivalua, un des leaders des solutions d’e-achats, corrobore ces propos. 82 % des répondants (une centaine de personnes travaillant dans des grands groupes internationaux) avaient déclaré utiliser les outils d’e-procurement pour la gestion de leurs achats indirects uniquement. Par ailleurs, les logiciels de sourcing fournisseur sont également couramment utilisés au sein des directions achats depuis plusieurs années. Complémentaires aux solutions d’e-procurement, ils permettent d’optimiser l’amont de l’achat en standardisant et automatisant la recherche, la sélection et la négociation avec les fournisseurs. Certains éditeurs proposent d’ailleurs des solutions combinant des modules d’e-procurement et d’e-sourcing. À l’instar d’Ivalua et de sa suite logicielle Ivalua Buyer qui couvre la totalité des processus achats, de la gestion de la relation fournisseurs à l’analyse des dépenses en passant par l’e-sourcing, l’e-procurement et la gestion des factures.

Émergence de nouveaux acteurs

Aux côtés des éditeurs bien implantés sur le marché, émergent de nouveaux acteurs proposant des solutions dernier cri, faciles à utiliser et rapides à mettre en oeuvre. À l’instar d’Axiscope, qui a lancé sa plateforme collaborative de gestion des achats en 2016. Nommée Axiscope Digital Sourcing Platform, celle-ci permet d’automatiser et de digitaliser les processus d’achats, de connecter les acheteurs à leurs clients internes ainsi qu’aux fournisseurs, de faciliter le travail collaboratif pour les étapes de sourcing, de qualification des fournisseurs, d’achats, de contractualisation et de gestion de la qualité et des non-conformités. « Basée sur les technologies du web 2.0, notre solution est proposée en mode Saas (Software as a Service), elle est donc très facile à utiliser et économique. Elle s’installe en quelques jours dans le système d’information d’une entreprise et s’adapte à tous les écrans, ainsi qu’aux différents utilisateurs », détaille Béatrice Lamourette. La société compte aujourd’hui une dizaine de clients. Un chiffre qui devrait doubler d’ici fin 2018. La majorité d’entre eux l’utilisent pour gérer leurs achats hors production, mais la plateforme gère également des achats de production. Même son de cloche chez Silex, une jeune société qui commercialise un outil de sourcing depuis début 2016. « Notre plateforme est plutôt adaptée aux achats hors production », informe Quentin Fournela, cofondateur de la société. Basée sur des technologies d’analyse contextuelle, la plateforme permet aux entreprises de dénicher rapidement le prestataire adéquat. À ce jour, une cinquantaine d’entreprises ont souscrit à la version payante de la solution. « Nous fonctionnons en mode Saas, ce qui offre à nos clients la possibilité de réduire les effets d’investissement au démarrage. Cela nous permet notamment de nous adresser au marché des PME et des ETI », confie Quentin Fournela. Aujourd’hui, la digitalisation des pratiques d’achat concerne toutes les tailles d’entreprises. « Les outils digitaux sont aussi bien adaptés aux grands groupes qu’aux PME », confirme ainsi Magali Testard, associée responsable Conseil Achats & Supply Chain chez Deloitte.

Les achats de demain

Des solutions numériques émergent et devraient prendre de plus en plus d’importance d’ici les prochaines années. À commencer par la blockchain qui est une technologie de stockage et de transmission d’informations, transparente, sécurisée, et fonctionnant sans organe central de contrôle. « Elle permet d’avoir une meilleure traçabilité des produits, de partager des documents et de réfléchir à d’autres modes de paiement comme le bitcoin », précise Magali Testard. L’automatisation des processus robotiques (ou Robotic Process Automation) est également en plein essor et permet d’automatiser certains processus achat, notamment les tâches répétitives. L’apprentissage automatique (ou le machine learning) devrait également faire évoluer le monde des achats d’ici quelques années. Il s’agit d’une technologie d’intelligence artificielle permettant aux ordinateurs d’apprendre sans avoir été programmés explicitement à cet effet. « Dans les achats, cela permet d’être en amélioration continue car la machine apprend également de ses erreurs et les corrige », souligne Magali Testard. Toujours dans le domaine de l’intelligence artificielle, certaines technologies, comme les assistants personnels intelligents, devraient être de plus en plus intégrés aux logiciels d’e-achat. En 2018, Axiscope par exemple prévoit de mettre en place un chatbot (agent conversationnel) à sa solution pour simplifier la tâche de l’acheteur. « Depuis deux ans, il y a une explosion de projets dans ces domaines. Toutefois, certaines technologies digitales dont la blockchain sont moins exploitées pour le moment dans les achats », souligne Magali Testard. Autre sujet qui devrait prendre de l’importance d’ici quelques années dans les achats : les places de marché (ou marketplaces). « Pour le moment, on est au balbutiement de l’utilisation de ce type de plateforme. Mais dans le futur, il est possible que l’acheteur passe l’ensemble de ses achats sur une seule grosse interface », relate Franck Douau. Le concept n’est pourtant pas nouveau, Mercateo (qui est une plateforme d’approvisionnement en ligne pour les achats indirects) a par exemple été créée en 1999. Mais depuis quelques années, les marketplaces trouvent un second souffle dans le BtoB, boostées notamment par l’arrivée sur le marché du mastodonte du e-commerce Amazon. Amazon Business, sa place de marché BtoB, a été lancée il y a trois ans. Selon une étude de la Fédération du e-commerce et de la vente à distance (Fevad) publiée fin 2015, les commandes électroniques en BtoB devraient atteindre le quart des ventes dans les entreprises d’ici 2020. En 2015, ces commandes atteignaient 18 % du montant total des ventes et étaient essentiellement concentrées sur les voyages d’affaires, les fournitures de bureau et l’informatique.

Quelle place pour l’acheteur ?

Face à l’essor des technologies et l’arrivée de nouveaux outils de plus en plus intelligents, la question de l’utilité de la fonction achat dans le futur peut se poser… « L’acheteur n’a pas à se soucier d’être remplacé par les technologies. Elles lui permettront de se détacher du travail à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur des tâches plus riches comme l’évaluation et la classification des fournisseurs, les requêtes des clients internes, les traitements des données. Cela leur permettra de monter en compétence », assure Franck Douau. Toutefois, le travail de l’acheteur hors production devrait considérablement évoluer, comme l’explique Magali Testard : « L’acheteur de demain sera plus polyvalent et travaillera sur plusieurs portefeuilles achats. Pour les achats indirects, notamment les fournitures de bureaux, je pense qu’il devrait y avoir de moins en moins d’acheteurs focalisés sur cette catégorie du fait de catalogues électroniques. Il passera davantage de temps dans la gestion d’écosystèmes et des ressources externes ». Si la profession d’acheteur semble encore avoir de beaux jours devant elle, le numérique devrait incontestablement en redessiner les contours.

Audrey Fréel

 


EN BREF

Qu’en pensent les directeurs d’achats ?

Les nouvelles technologies vont redimensionner le périmètre des achats dans les prochaines années. Des changements que les directeurs d’achats ont bien intégrés. « Nous avons mené une étude au niveau mondial sur les tendances dans les achats. Nous nous sommes rendus compte que deux tiers des directeurs d’achats interrogés pensent que leur rôle va changer du fait des stratégies digitales et des nouvelles technologies », informe Magali Testard. Publiée début 2017, cette enquête a été menée auprès de 480 directeurs des achats (dont 280 participants se situent en EMEA), basés dans 36 pays et dont le chiffre d’affaires annuel cumulé est de 4,9 trillions $. Concernant les technologies, les directeurs des achats ont mis en avant le fait que l’impact de l’automatisation et de la robotique sur leur fonction se renforcera et passera de 50 % à 88 % d’ici à 5 ans, voire dépassera les 93 % d’ici à 2025. Par ailleurs, 65 % du panel estime que ce sont les solutions analytiques qui auront le plus d’impact sur la fonction dans les deux prochaines années. Néanmoins, 62 % des répondants assurent qu’il existe une importante carence en terme de compétences analytiques. D’ailleurs, 60 % d’entre eux considèrent que leurs équipes n’ont pas les qualifications requises pour mettre en place la stratégie achats.

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