Dossier Externalisation
Externaliser pour mieux gérer...
L'externalisation – que l'on nomme également outsourcing, terme britannique – se définit ainsi : désigner le transfert de tout ou partie d'une fonction d'une entreprise vers un ou plusieurs partenaires extérieurs... Autrement dit, ce qui est au départ géré par une entreprise est envoyé à un prestataire extérieur pour différentes raisons. Voici des exemples d'offres aux entreprises clientes de la part de spécialistes en ce domaine...
Externalisation de l'archivage : GFT inboxx
Faut-il externaliser ce processus critique ? " Grave question et proposition d'avis de l'expert GFT inboxx ...
La société GFT inboxx, spécialiste européen de l'archivage, met en avant le thème suivant : " L'externalisation de l'archivage d'e-mails en entreprise - une question à considérer avec soin. ". Même si la société ne s'occupe pas directement de l'externalisation de l'archivage, une entreprise tierce (fournisseur de services)
peut faire appel à ses solutions pour offrir un service d'externalisation. Ainsi, GFT inboxx met en avant la question suivante : " Quand et pour qui un service d'archivage de courrier électronique a-t-il du sens ? Il existe des critères, dont la valeur dépend en grande partie de la taille de l'entreprise, pour répondre à cette question. Des sociétés plus petites achètent souvent des services de courrier électronique gérés par un fournisseur de services, pour réduire les dépenses et les risques techniques. Différents critères peuvent être définis pour soutenir le processus de prise de décisions : prix, évolutivité, rapidité d'installation, facteur risque évité, compétences internes ainsi que le choix du bon partenaire... "
GFT inboxx présente ainsi son action : l'archivage des messages électroniques est devenu une priorité face aux réglementations et cadres de conformité qui pèsent sur les entreprises. Cet impératif s'impose tant aux grandes entreprises qu'aux PME. Ces PME d'ailleurs, achètent des services de messageries, sous forme de services administrés chez un fournisseur de services, pour maîtriser les coûts et la complexité de leurs opérations informatiques et minimiser les risques technologiques. Pour ces mêmes raisons, l'archivage e-mail compte désormais parmi les processus métiers pouvant être externalisés.
D'où une première interrogation : quels sont les services et le prestataire les plus pertinents pour cette externalisation ?
Les réponses se partagent entre la maîtrise des coûts, flexibilité et évolutivité, rapidité de mise en œuvre de l'archivage e-mail, complexité technique...
Dans leur décision, les entreprises doivent se pencher tant sur les aspects de contenu et contractuel que sur les besoins technologiques. L'objectif principal, au-delà de la maîtrise des coûts et des services proposés, est de pouvoir changer facilement de prestataire. Cette indépendance vis-à-vis du prestataire est un facteur clé de succès d'un projet d'externalisation.
Sa conclusion... L'archivage e-mail est un axe majeur des stratégies informatiques en entreprise. De nombreuses entreprises, grands comptes ou PME, ont déjà étudié le sujet, les autres entreprises sont invitées à se pencher sur une alternative à un archivage e-mail en interne: l'externalisation. Cette approche offre en effet les avantages d'un stockage sécurisé des e-mails, des documents et des données d'application...
Moderniser et rationaliser : Pitney Bowes Asterion...
Pitney Bowes Asterion, numéro 1 en France sur le marché des services externalisés en éditique, gestion de services courriers et solutions de dématérialisation documentaire, a annoncé renforcer son positionnement dans le domaine de l'externalisation du service courrier en annonçant la disponibilité de son offre MAILWORKS®, qui se définit ainsi : une solution globale qui permet aux entreprises de moderniser et rationaliser la gestion de leur courrier en s'appuyant sur un ensemble de prestations complémentaires (organisationnelles, technologiques...).
S'inscrivant dans un processus d'amélioration continue, MAILWORKS® propose aux entreprises un service courrier sur mesure. Pour répondre à ce degré d'exigence, elle propose une plateforme cohérente de trois groupes de services : gestion de la salle courrier ; gestion de l'affranchissement et du transport ; gestion des risques courrier...
L'offre couvre aussi bien les flux de courriers entrants, les flux sortants et les flux intra et inter sites. Pour ce faire, Pitney Bowes Asterion combine des process organisationnels, des équipements et une équipe de professionnels dédiés à chaque client.
Dans un souci de flexibilité, les prestations sont réalisées sur le site des clients ou dans un centre dédié. Si nécessaire, une solution mixte associant une prestation sur site et un atelier de back-up peut être mise en place.
Enfin, Pitney Bowes Asterion propose des outils de " reporting " pour permettre à ses clients de mesurer l'amélioration obtenue en terme d'optimisation des coûts, qualité de la prestation, maîtrise des flux et des délais.
Faire évoluer les logiciels classiques : MeilleureGestion
Deux exemples de l'ambiance de l'externalisation...
C'est en 2001 qu'Alain Crémer a fondé la société MeilleureGestion, dans le but de mettre au point " une gamme de logiciels de gestion de la Paie et des Ressources Humaines de nouvelle génération, utilisable uniquement en Internet ".
Inédite et innovante, celle-ci offre aux entreprises des gains de productivité sans comparaison avec les logiciels traditionnels, et révolutionne ainsi le secteur de l'informatique de gestion, précise-t-on aujourd'hui. L'offre s'adresse aux entreprises de 50 à 1 000 salariés, de tous les secteurs afin d'optimiser, d'une façon inédite, la gestion de la paie et des ressources humaines.
Elle offre moyennant une connexion Internet :
- une SIRH intégralement accessible grâce à Internet, à la pointe de la technologie ;
- un ensemble de services, à forte valeur ajoutée, dispensé par des experts de haut niveau (consultants et juristes).
Sa solution novatrice est pensée pour capitaliser les avantages des solutions actuelles: cabinets d'experts comptables, éditeur de logiciels et prestataires d'externalisation.
Voici les 5 bénéfices majeurs, identifiés pour les clients, liés à une nouvelle organisation du travail, à un service de proximité et de qualité et enfin à une mutualisation des compétences.
- Productivité pour un gain de temps significatif : des tâches allégées et mutualisées (veille, contrôles systématiques), des tâches supprimées (mises à jour, paramétrages, saisie des congés et des notes de frais), des tâches totalement simplifiées (saisie, contrôle...).
- Fiabilité et résultats conformes, produits dans les délais : des calculs et des mises jour mis en place, expliqués et validés par un expert de l'équipe juridique (loi Fillon..) de la société, des doubles contrôles et des alertes immédiates sur toutes les données saisies, un conseil immédiat pour la gestion quotidienne du client ainsi que sur des questions particulières (solde de tout compte, départ à la retraite).
- Réactivité et meilleure qualité de services : un expert dédié qui connaît le contexte du client et tous les " paramétrages ", un accès commun immédiat et total sur ses propres données, un outil temps réel avec mise à jour immédiate (calcul, mise à jour..).
- Accessibilité de l'information stratégique : des données accessibles de tout poste Internet de l'intérieur comme depuis l'extérieur de l'entreprise, des tableaux de bord " pré-paramétrés " et mutualisés grâce à un plan de rubriques communes
; des accès particuliers et contrôlés aux données consolidées et/ou détaillées (tableaux de bord dédiés aux managers), des modules de workflow (gestion des congés, des notes de frais, de la formation) simples et conviviaux avec des saisies " décentralisées " pour un gain de temps et de fiabilité.
- Rentabilité et gains financiers conséquents : des économies financières de 10 000 à 25 000 € /an en moyenne et de plusieurs jours sur la paye...
FlyDoc et Esker : externalisation de la gestion du courrier
Esker applique les offres de FlyDoc dans le cadre de ses propres offres...
Le bureau de poste électronique FlyDoc aide les entreprises à se libérer des contraintes du papier en leur permettant d'envoyer, quel que soit le volume, leurs courriers postaux, lettres recommandées ou fax aussi simplement qu'un e-mail. " Grâce à FlyDoc, vous pouvez réaliser vos envois de documents en quelques clics, depuis vos applications habituelles (Word ou applications métier) ", est-il assuré aux entreprises clientes. " Vous créez vos documents (mailings marketing, propositions commerciales, factures, etc) dans vos applications habituelles ; vous imprimez sur l'imprimante virtuelle FlyDoc ; vous choisissez vos options d'envoi en ligne : média, impression couleur ou N&B, enveloppe, affranchissement, etc ".
A quoi s'ajoute : " Les centres de production FlyDoc gèrent l'impression, la mise sous pli, l'affranchissement et la remise en poste de vos documents ou encore l'envoi de vos fax depuis nos serveurs. Nos solutions libèrent vos équipes de toutes les tâches manuelles récurrentes liées à l'envoi de documents et vous permettent ainsi de vous concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée ".
Parmi les nouveautés de cette société, le lancement d'une nouvelle version de sa solution de postage en ligne FlyDoc : nouvelle fonction d'archivage en ligne, dématérialisation complète des envois en recommandé et nouvelle ergonomie.
L'usine courrier d'Esker de son côté prend en charge l'impression, la mise sous pli, l'affranchissement et la remise en poste : " Plus besoin de matériel pour gérer le courrier ni d'infrastructure fax, plus de temps passé à effectuer ces tâches fastidieuses ".
Un exemple mis en avant par Esker... Immofrance.com, spécialiste en France des annonces immobilières traduites sur Internet à destination de la clientèle internationale, a choisi la solution de postage en ligne de l'éditeur de logiciels Esker pour automatiser et externaliser l'envoi de l'ensemble de ses courriers simples et recommandés (factures, relances, mailings commerciaux, courriers administratifs...). En éliminant une tâche particulièrement fastidieuse, FlyDoc permet ainsi à cette entreprise d'économiser l'équivalent de une à deux journées de travail par mois.
Deuzzi pour les TPE-PME
Partant du constat que la majorité des petites et moyennes entreprises n'ont pas les moyens de recruter un informaticien à temps plein, alors même que les enjeux liés à leur système informatique et à sa complexité s'accroissent, Deuzzi, société lyonnaise, se positionne depuis 2003 comme leur responsable informatique externe à temps partagé. Elle gère aujourd'hui l'informatique d'une centaine d'entreprises et collectivités.
Archiv'Alpha et sa nouveauté Oxiged
Archiv'Alpha : co-leader du marché français de l'archivage et de la gestion des documents...
Créé en 1989, le Groupe Archiv'Alpha se présente aujourd'hui co-leader du marché français de l'archivage et de la gestion des documents. Son expertise s'adresse à toutes les entreprises, la conservation et l'organisation des archives étant une problématique commune à toutes. En externalisant la gestion de leur archive, les entreprises gagnent de la place et profitent d'outils professionnels de classement et de recherche ainsi que des infrastructures sûres du Groupe Archiv'Alpha. Elle leur propose une solution globale d'archivage et de gestion documentaire conjuguant : des services d'externalisation de l'archivage physique des documents dans ses centres de stockage, et des solutions d'archivage numérique et de gestion électronique de documents.
Parmi ses offres récentes, en date de septembre 2007, Oxiged se présente en ASP comme " la première solution globale de numérisation et d'archivage adaptée aux PME ".
Faciliter le principe des TPE : Cegid...
Cegid met en avant, entre autres stratégies, ses solutions de gestion dédiées aux créateurs et repreneurs d'entreprises, notamment sa gamme Comptanoo. Une acquisition réalisée en fin d'année 2006, " l'un des tous premiers éditeurs de progiciels de gestion collaborative (ASP) à destination des créateurs d'entreprise, des TPE et des professionnels de la comptabilité ". Avec cette garantie : " L'offre Cegid On Demand – qui désigne l'ensemble des offres hébergées de Cegid – devient alors l'une des plus riches du marché et permet au groupe de conforter sa place d'acteur de référence dans le domaine des services en ligne à destination des entreprises de toutes tailles et de la Profession Comptable Libérale ".
Comptanoo est présentée comme une offre complète et évolutive, qui allie une gestion en ASP et un bouquet de services en ligne. Elle crée un lien permanent entre les TPE et les acteurs économiques, partenaires privilégiés de l'entreprise (services publics, banques, assurances, opérateur en télécommunication et cabinets d'expertise comptable). D'où la possibilité pour les TPE de travailler en étroite collaboration avec leur expert-comptable...
Avec Comptanoo, Cegid explique qu'elle répond aux attentes des très petites entreprises, qui souhaitent disposer de nouveaux services de gestion en ligne pour améliorer leur productivité administrative ou commerciale, avec un financement adapté à leurs ressources.
Ces solutions sont disponibles à partir de 8 € ht par mois.
Dématérialisation fiscale de factures : b-process
L'évolution du cadre juridique et l'émergence de plates-formes externalisées a favorisé l'essor de la dématérialisation fiscale des factures. Grâce à des innovations majeures, b-process met désormais la dématérialisation fiscale à la portée de toutes les entreprises, quelles que soient leur taille et leur maturité technologique. La société permet également d'accélérer considérablement le rythme de déploiement pour une fraction du coût de la dématérialisation EDI. Elle répond ainsi à un éventail toujours plus large de besoins, via une plate-forme ne nécessitant que très peu d'investissements, et répondant aux exigences croissantes des entreprises en termes de réduction des coûts et de simplification administrative.
La société française b-process se présente en tant que leader de la dématérialisation fiscale de factures. Elle propose des solutions de dématérialisation via billManager, sa plateforme externalisée, qui s'adapte à toutes les sociétés, quelque soit leur taille ou leur maturité technologique.
Forte de son esprit pionnier et d'une stratégie résolument ancrée dans l'innovation, b-process explique être devenue en quelques années un acteur de référence dans son domaine avec : près de 9 années d'expérience, 65 millions de factures traitées sur sa plate-forme en 2007, 95 millions prévues en 2008, 20 000 acheteurs et fournisseurs interconnectés, 1 000 clients en France et en Europe tous secteurs confondus.
b-process compte aujourd'hui plusieurs atouts qui viennent renforcer sa position : une offre unique, adaptée à tous les types d'entreprises ; une grande expertise dans l'accompagnement des grands donneurs d'ordres et le déploiement de leurs fournisseurs ; une équipe d'exploitation experte dans la gestion des flux de dématérialisation ainsi qu'une équipe commerciale dédiée à l'affiliation des fournisseurs. b-process investit également de manière permanente dans les nouveaux domaines technologiques. Enfin, sa filiation à la BRED, garantit selon b-process sa pérennité et sa solvabilité.
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