Que change la norme NF Z 42-026 ?

En précisant les modalités de production de copies fiables, la norme NF Z 42-026 marque un pas important vers l’archivage 100 % dématérialisé. Hervé Streiff, directeur projet solutions digitales chez Locarchives, nous livre son point de vue.

Info Bureau Mag : Que permet la norme NF Z 42-026 par rapport à la norme NF Z 42-013, qui portait déjà sur la fiabilité de la copie ?

Hervé Streiff : Cette nouvelle norme donne un statut légal précis à la numérisation des copies papier, ce qui n’était pas le cas avant. En effet, avant mai 2017, il existait une reconnaissance juridique pour l’original papier et pour la version numérique mais il y avait un vide sur les modalités de production de copies fiables. Désormais, on connait précisément les critères de numérisation à employer et les étapes nécessaires à la pérennisation du document au sein d’un système d’archivage électronique (SAE). Cette norme était très attendue par les opérateurs de numérisation et les donneurs d’ordres car elle donne une même valeur juridique entre l’archivage papier, l’archivage du papier numérisé et celui issu des données numériques.

Est-ce que cela veut dire qu’une entreprise peut réaliser elle-même cette numérisation ?

Rien n’empêche une entreprise de mettre en œuvre en interne une chaîne de numérisation et d’archivage en SAE. Mais dans les faits, l’entreprise raisonne en fonction de ces volumes à traiter et de la complexité de la méthodologie à employer : l’externalisation est donc bien souvent privilégiée. Ceci étant dit, une entreprise peut aussi se doter de stations de numérisation dans ces locaux, ce qui lui permettra de remplacer la signature électronique en donnant à des scans de documents signés une valeur probatoire.

Les entreprises peuvent-elles détruire leur documentation papier une fois que celle-ci a été numérisée de manière fiable puis archivée ?

Sur le principe, la législation l’autorise. Pour ma part, je pense que la destruction systématique n’est pas souhaitable. Il ne faut pas confondre l’intérêt de l’archivage électronique et sa finalité. Ainsi, ce dernier permet de gagner en rapidité et en efficacité dans la consultation mais il faut aussi penser à la préservation sur le long terme des documents qui peuvent engager la pérennité de l’entreprise. Dans la majorité des cas, les documents peuvent être détruits une fois le contrôle qualité post-numérisation passé car ils ne font courir aucun risque à l’entreprise. Dans d’autres cas : contrats et documents RH, cela me parait plus compliqué. Je pense qu’il faut conserver le format papier pour diversifier ses risques, le temps que tous les avis juridiques sur la destruction soient finalisés.

La force probante des normes et leur impact sur les juges sont avérés si l’on en croit la ­décision rendue le 3 ­septembre 2015 dans une affaire qui opposait un établissement bancaire à un particulier dans la réclamation de sommes empruntées, non remboursées. L’affaire portait sur la numérisation d’un contrat de prêt (donc une copie numérique), l’original ayant été détruit par l’organisme bancaire. La Cour d’Appel de Lyon s’est appuyée sur le fait que la copie numérique du contrat avait été conservée dans un SAE répondant aux exigences de la norme NF Z42-013 pour qualifier sa fiabilité et réclamer que l’établissement bancaire soit rétabli dans son droit « à pénalités et intérêts », en dépit de la destruction de l’original.

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