Pourquoi & Comment, BNP Paribas a trié et archivé ses documents au moment de son passage au flex office ?

Pour BNP Paribas Persnnal Finance, le flex office a ouvert la voie à de nouvelles pratiques en matière de gestion documentaire. Au programme, une réduction des impressions de l’ordre de 40 % couplée à une réorganisation de la politique de stockage et d’archivage des documents.

En 2012, BNP Paribas Personnal Finance se lançait dans la construction de son nouveau siège social visant à abriter 2 500 personnes, lesquelles étaient précédemment déployés sur 5 sites. Cet ambitieux projet, concrétisé en juillet 2016 par une installation à Levallois-Perret, visait alors à faire évoluer les méthodes de travail pour créer plus de transversalité entre les équipes et accélérer les processus décisionnels. Pour mener à bien ces deux objectifs, la direction a choisi d’en passer par l’introduction d’une nouvelle organisation du travail : le flex office. Pour Dominique Losay, ancien responsable de l’environnement de travail du groupe, « l’évolution la plus visible étant la disparition de bureaux attitrés pour les salariés. Bien que ces derniers évoluent toujours au sein d’une zone d’équipe définie, ils ont désormais la possibilité de s’installer librement sur un bureau partagé et d’évoluer dans des espaces différents dans leur journée, en fonction du type de tâches qu’ils doivent réaliser ». Ainsi, les plateaux de bureaux cohabitent avec de nombreuses salles de réunions ou de bulles de travail (1 100 places créées) visant à favoriser le travail en mode projets. Une nouvelle organisation que le groupe déploiera sur l’ensemble de ces sites en France à l’horizon 2020.

Généralisation de l’ordinateur portable et du smartphone

Pour permettre au salarié de travailler en flex office et donc en mobilité, la BNP a opéré certains changements radicaux, notamment en matière d’outils. Traditionnellement équipés d’ordinateurs et de téléphones fixes, ils bénéficient désormais d’une flotte composée à 95 % d’ordinateurs mobiles (contre 80 % de fixes sur les anciens sites) et à 100 % de téléphones mobiles, quel que soit le positionnement hiérarchique du salarié. Pour compléter ce dispositif, des outils de messageries instantanées qui permettent d’employer la vidéo conférence et de réaliser du partage de données. Ainsi, le volume de mails échangés s’est considérablement réduit. Quant à l’accès Wifi, il a été totalement généralisé dans le bâtiment, y compris dans le restaurant d’entreprise.

Repenser l’archivage en amont du flex office

Afin de faciliter l’élimination du papier, d’éviter qu’il ne se reconstitue et de faciliter l’organisation du travail en flex office, l’archivage et le stockage des données ont été repensés en amont du déménagement. Ainsi, près de 4 millions de pages ont été numérisées en une année et pour se faire, les salariés ont eu accès à différents outils de stockage et d’archivage électronique, adaptés à différentes situations et aux particularités de chaque service.

Une stratégie commune a été établie afin d’établir trois « niveaux de documents papiers » :

  • Les documents courants n’ayant pas vocation à être conservés : ces derniers ont été détruits.
  • Les documents nécessitant une conservation d’ordre légale mais qui sont peu consultés : une version numérique a été créée puis archivée en externe, tout comme la version papier.
  • Les documents régulièrement consultés : une version numérique a été créée pour être conservée en interne et la version papier a été archivée en externe. Aujourd’hui, si le stockage numérique est possible sur l’espace personnel ainsi que sur le réseau collectif de l’entreprise, ces documents n’ont pas vocation à y rester plus d’un an. « En parallèle, le salarié dispose d’une armoire électronique via deux outils : Filnet de chez IBM et Sharpoint de Microsoft », confie Dominique Losay. La complexité actuelle réside encore dans l’obtention d’un bon mixte entre l’archivage du papier (en interne et en externe) et l’archivage numérique. Ce dernier pose notamment la question de la gestion des droits d’accès et la création d’une indexation et d’une arborescence rigoureuse et fluide. De plus, chaque numérisation nécessite une réflexion sur l’utilité finale du document puisque le coût de sauvegarde de la solution numérique ne doit pas être supérieur à celui d’un archivage papier. Ainsi, l’évolution des pratiques chez BNP Paribas ont naturellement fait évoluer les responsabilités : si dans l’ancienne organisation, ce sont les services généraux qui géraient l’archivage, c’est aujourd’hui la responsabilité du pôle informatique.
Réduction drastique de la consommation de papier

Outre la suppression de 320 tonnes de papier lors du déménagement et la suppression de 2 000 armoires de rangement remplacées en partie par des casiers individuels, la consommation actuelle de papier s’est réduite de près de 40 % depuis le passage en flex office. Une diminution qui tient, entre autres, à la nouvelle gestion de la flotte d’imprimantes et de consommables.
Auparavant, les 2 500 salariés avaient à leur disposition un parc d’environ 800 imprimantes (un ratio avoisinant une imprimante pour trois salariés) qui fonctionnait sans politique d’achats commune. Afin d’assurer la mobilité des salariés en flex office, il a donc été nécessaire de réorganiser et de rationnaliser les process en créant seulement 48 points copies, composés de deux imprimantes : soit un total de 96 imprimantes. Non seulement les
salariés doivent se déplacer au point copie le plus proche, mais ils doivent aussi valider l’impression depuis le point copie avec un badge personnel. Dominique Losay le confirme : « Le résultat est surprenant : pour l’heure, entre 15 et 30 % des impressions programmées ne sont jamais finalisés ». Ceci étant dit, cette évolution des pratiques tient plus d’un processus naturel de rationalisation que d’une volonté de la BNP Paribas d’éliminer l’usage du papier. Certains services (le juridique ou les relations institutionnelles par exemple) continueront pour des raisons légales, de confidentialité, voire de commodité, d’imprimer et de conserver un archivage en interne.

  • 320 Tonnes de papier détruits
  • 4 M de pages numérisées lors du passage en flex office
  • 2 000 armoires ­supprimée et remplacées en partie par des casiers individuels
  • -40 % de papier consommé

Filnet : Solution de gestion de contenus de record management pour les entreprises, la plateforme est entrée dans le giron d’IBM en 2006.

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