Pourquoi & comment, la CPAM réorganise ses bureaux ?

Pourquoi ?

« Rafraîchir nos aménagements vieillissants, répondre aux fondamentaux de l’organisation de nos services tout en apportant du confort aux collaborateurs. Tel était notre demande », explique la direction immobilière de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie. Le service des fraudes et contentieux traite énormément de documents papiers. La demande exprimée par la CPAM était de pouvoir les ranger, les archiver efficacement et les manipuler facilement. Outre l’aspect fonctionnel, sortir des habitudes de décoration et d’aménagement de l’administration était sous-jacent au projet.
L’équipe en charge de l’immobilier au sein de la Caisse d’assurance a fait appel au distributeur de fournitures et de mobilier de bureau Bruneau avec lequel elle travaille depuis 5 ans.

Comment ?

C’est plus précisément le département Bruneau Aménagement, créé pour répondre à une demande croissante de leurs clients à aménager leurs espaces de travail, qui a pris en charge le projet. « Nous avons fait plusieurs propositions, via des planches de présentation, de couleurs, matières et mobiliers pour tester les réactions des utilisateurs. Nous avons ensuite dégagé un style et conçu des images de synthèse 3D », déclare Frank Villabella, chef de projet Bruneau Aménagement. Une cellule témoin a ensuite été créée et placée au sein du service. Il s’agissait d’un modèle — un premier jet — pour savoir si l’aménagement imaginé était cohérent avec les desiderata des utilisateurs. Ces derniers, impliqués très tôt dans ce projet, ont pu tester pendant trois semaines la proposition. C’est donc un échange permanent qui s’est instauré entre les collaborateurs de la CPAM à Bercy et celui de Bruneau Aménagement. Les rangements choisis au préalable étaient ceux disponibles au catalogue du fournituriste. Il s’agissait par conséquent de meubles standards. Ils ont vite été personnalisés. C’est le cas du gros caisson qui s’ouvre de manière latérale et qui est difficile à ouvrir par les utilisateurs mais aussi par les utilisatrices, lorsqu’il est lourdement rempli de documents. Il a été équipé de roulements de qualité pour coulisser sans accroc. Les spécialistes de l’aménagement se sont vite rendus compte que les dimensions du mobilier standard ne convenaient pas à l’activité spécifique du service des fraudes et contentieux.
Certains documents papier se retrouvaient entassés et il était malaisé de les manipuler. Il fallait, par exemple, que les personnes puissent retirer les dossiers des placards sans se coincer les doigts. D’où du mobilier aux rangements plus larges et plus profonds. Des rangements supérieurs sur lesquels les collaborateurs peuvent manipuler des dossiers ouverts ont également été créés. Le besoin de praticité des utilisatreurs a été écouté : les placards comprennent des recoins où se logent affaires personnelles, sacs à main et autres bouteilles d’eau. Des ajustements, tels que rajouter des bandes magnétiques sous la feutrine des dos des armoires, ont été réalisés.

Les utilisateurs ont pu tester durant trois semaines le nouvel ­aménagement proposé.

À la Clef

« Le résultat est un aménagement dans l’ère du temps, composé d’un mobilier 100 % personnalisé, analyse la direction du service, à Bercy. Les fondamentaux de notre organisation (bureaux côte à côte ou face à face) ont été respectés. Les contraintes de câbles, de luminosité ont été prises en compte. Enfin, les plans ont été suivis à la lettre ». Chaque poste est doté d’un bureau, de rangements bas et d’une partie bibliothèque, sans porte. Des casiers pour 10 personnes, fabriqués sur-mesure, habillent les parties communes. Un travail sur les couleurs du mobilier (blanc, basalte, noisette) contribue à l’harmonie et à la dynamisation des lieux. En outre, chaque groupe de travail possède sa propre identité à travers des accessoires bleus, verts ou oranges. « Certains collaborateurs se sont montrés enchantés dès le début et d’autres, qui étaient davantage dans la retenue, se déclarent aujourd’hui ravis », commente le directeur du service.

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