Dématérialisation des fiches de paie

Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, et ce sans accord préalable de son salarié. Cette dématérialisation engage la responsabilité de l’employeur en matière d’archivage. Explications.

Avant le 1er janvier dernier, l’employeur qui souhaitait mettre en place le bulletin de paie électronique devait recueillir l’accord des salariés. Ce n’est désormais plus le cas. Néanmoins, l’entreprise conserve l’obligation d’en informer le salarié et ce au moins un mois avant la première dématérialisation (par lettre recommandée avec accusé de réception ou une lettre remise en main propre). Le salarié peut encore s’y opposer et dans ce cas, l’entreprise doit lui fournir ses bulletins sous format papier.

Intégrité et confidentialité des données

L’entreprise doit garantir la validité et la pérennité du bulletin de paie et s’assurer que la solution respecte certaines contraintes techniques. Par exemple, un bulletin de paie sous forme de pièce jointe à un email ne fournit pas cette garantie. Le bulletin doit être délivré au salarié dans un espace personnel, nominatif et sécurisé. Généralement, l’entreprise fera donc appel à un tiers de confiance (Arkevia, coffreo, Digiposte…), qui lui fournira un accès à un coffre-fort électronique sécurisé.

Garantir la disponibilité sur le CPA du salarié

L’employeur doit toujours garantir au salarié la disponibilité de son bulletin de paie dématérialisé et ce pendant 50 ans, jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans. De plus, les employeurs doivent garantir l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique sur le site Internet du compte personnel d’activité (CPA) selon l’article R. 3243-9 du code du travail. Attention, les bulletins n’y sont pas stockés mais uniquement affichés. En cas de cessation d’activité du prestataire qui assure la conservation des bulletins de paie électroniques, voire de la cessation d’activité de l’entreprise lorsque celle-ci assure elle-même la conservation, les utilisateurs doivent être informés au moins 3 mois avant de la date de fermeture du service afin de leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.

« Les économies engendrées par le passage au numérique des bulletins de paies pourraient atteindre 10 à 32 centimes pour chaque émission de bulletin de paie. »

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