Digitaliser les notes de frais pour gagner en productivité

©SAP Concur

Véritable casse-tête pour les salariés et la comptabilité, les notes de frais sont souvent très chronophages. Alors que de nombreuses entreprises entament leur transformation digitale, les solutions de dématérialisation permettent une gestion plus efficace de ce processus.

Trente minutes : c’est le temps moyen que consacre chaque mois un collaborateur pour gérer ses notes de frais, selon 49 % des répondants d’un baromètre publié en octobre 2019 par SAP Concur. Une tâche longue et rébarbative qui se fait souvent au détriment d’autres missions à plus forte valeur ajoutée. D’où l’intérêt pour les entreprises de digitaliser la gestion des notes de frais. Encore émergentes il y a quelques années, les solutions de dématérialisation des notes de frais ont actuellement le vent en poupe sur un marché très concurrentiel. Parmi les acteurs historiques, SAP Concur propose depuis plus de onze ans la solution Concur Expense en France. Les entreprises spécialisées dans la gestion des flux documentaires se sont également engouffrées dans la brèche il y a quelques années. À l’instar de Ricoh et Konica Minolta qui proposent respectivement les solutions Ricoh Expense Manager et Digi Pack Notes de frais. Le marché est également composé de plusieurs Pure players, comme Expensya qui commercialise depuis 2014 un logiciel de gestion de notes de frais.

Fluidifier et simplifier le processus

Faciles à déployer et à utiliser, ces solutions sont accessibles depuis différents types de supports : smartphone, tablette ou encore ordinateur. Les informations sont retranscrites et sauvegardées directement dans le système interne de l’entreprise. Une fois que le collaborateur a enregistré sa note de frais, le manager reçoit une notification afin de la valider. Celleci sera ensuite envoyée au comptable chargé de son traitement. « Cela permet aux populations mobiles, comme
les commerciaux, de prendre en photo directement leur facture grâce à leur smartphone et de les gérer au fil de l’eau », souligne Jean-Pierre Blanger, directeur solutions, services et innovation chez Ricoh. Résultat: le traitement de la note de frais est beaucoup plus rapide, ce qui permet de raccourcir les délais de remboursement et de gagner en productivité. Toujours dans le but de faire gagner du temps aux salariés, certaines solutions, comme celles de Ricoh et
Konica Minolta, sont aussi accessibles depuis des imprimantes multifonctions. « Cette fonctionnalité est adaptée aux collaborateurs qui préfèrent gérer l’ensemble de leurs notes de frais au même moment. Ils peuvent scanner plusieurs factures en même temps avec le MFP. Le logiciel de gestion segmente ensuite chaque facture et récupère leurs informations, ce qui permet de gagner un temps considérable », détaille Jean-Pierre Blanger. De même, IRIS propose des scanners,
comme le IRIS scan desk 5 pro, permettant de copier jusqu’à huit notes de frais en même temps puis de les découper individuellement. Par ailleurs, les applications de gestion des notes de frais sont également dotées d’algorithmes de reconnaissance optique de caractères (OCR). « L’OCR va venir remplir automatiquement le formulaire de notes de frais sur l’application, ce qui permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs de saisie », informe Nicolas Schirmer, chef de produits solutions IT chez Konica Minolta France. Une flexibilité qui fait en général mouche auprès des collaborateurs, notamment ceux des plus jeunes générations. « Ces outils contribuent fortement à la satisfaction et à la rétention des talents au sein d’une entreprise. Ils facilitent leur vie au quotidien en les débarrassant des tâches chronophages afin qu’ils se concentrent sur leurs missions principales », confirme Kahina Belmiloud, responsable marketing produit senior chez SAP Concur. Et Nicolas Shirmer d’ajouter : « Ce genre de solutions contribue à moderniser l’image de l’entreprise ».

Des gains pour l’entreprise

Ces plateformes de gestion numérique des notes de frais fonctionnent sur la base d’un abonnement et proposent en général deux types de facturation : à la note de frais et/ou au nombre d’utilisateurs. « Quand une entreprise adopte une solution de dématérialisation des notes de frais, le ROI est très rapide. Si on réfléchit en coût global, la gestion traditionnelle est beaucoup plus coûteuse », assure Yossra Troudy, responsable communication chez Expensya. Digitaliser ce processus offre la possibilité d’apporter plus de rigueur et de mettre en place une véritable politique de notes de frais dans les entreprises. « La solution va permettre d’imposer un cadre et de fixer des montants à ne pas dépasser », explique Nicolas Schirmer. Ainsi, si un salarié enregistre une note de frais dépassant le montant autorisé, l’application le détectera directement. Il recevra une notification et devra prendre en charge le surplus. « Cela facilite le travail du manager qui valide les notes de frais. L’automatisation de ce processus permet aussi de limiter le risque d’erreur de saisie et de détecter les dépenses dupliquées », pointe Yossra Troudy. En cas de contrôle de l’administration fiscale ou de l’Urssaf, le risque de redressement est ainsi diminué. La digitalisation des notes de frais présente également l’intérêt de réduire les coûts de l’archivage physique puisque les entreprises peuvent désormais s’affranchir, sous certaines conditions,
des justificatifs papier. « L’archivage numérique permet également de retrouver très rapidement une facture, car celles-ci sont classées et horodatées », souligne Yossra Troudy. Ces avantages semblent aujourd’hui bien compris des entreprises qui sont de plus en plus nombreuses à se lancer. « Depuis trois ans, nous observons une forte demande pour les solutions de digitalisation des notes de frais. Les entreprises ont commencé par dématérialiser leurs factures et s’intéressent maintenant à d’autres processus comme les notes de frais », analyse Jean-Pierre Blanger. Un avis partagé par Kahina Belmiloud : « Aujourd’hui, les entreprises sont à la recherche de nouveaux leviers de productivité. Elles sautent plus facilement le pas de la dématérialisation des notes de frais. »

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