Pourquoi et comment Idéa a déployé un intranet collaboratif

En 2014, le groupe Idéa, spécialisé en logistique industrielle, a déployé un intranet collaboratif ouvert à ses 1 100 salariés répartis sur 37 exploitations, sans (presque) aucune restriction d’usage. La spécificité ? L’outil devait s’adresser à une population composée à 70 % de salariés de terrain, ne disposant pas d’outils numériques. 


POURQUOI ?

Avec ses 37 sites logistiques répartis aux quatre coins de la France et 1 100 salariés, le groupe Idéa est un spécialiste de la logistique industrielle. En 2012, le groupe a débuté une réflexion sur la manière de préserver et diffuser sa culture d’entreprise et ce, à un moment stratégique en termes d’expansion géographique et d’évolution dans ces domaines de compétences. Pour ce faire, l’organisation a choisi de déployer un intranet collaboratif ouvert à tous, simple d’utilisation, avec le moins de restriction d’usage possible afin d’y faire adhérer le maximum de salariés. « Les objectifs étaient à la fois de diffuser la culture d’entreprise, d’intégrer de la transversalité sans qu’il y ait de lien hiérarchique entre les individus et enfin de casser l’organisation en silos pour permettre le partage de savoirs et promouvoir l’intelligence collective », avance Alice Thiriet, responsable de la communication et des médias. Un vaste programme finalisé deux ans plus tard en 2014 par un intranet collaboratif baptisé MyIdéa agrégant un réseau social d’entreprise et des outils de communication interne. Encore aujourd’hui, l’outil n’est pas figé et doit pouvoir évoluer dans le temps, en intégrant de nouvelles fonctionnalités. « Nous pensons y inclure prochainement notre outil interne de gestion des congés afin que les salariés doivent obligatoirement passer par cet interface pour les gérer », avance Alice Thiriet.

COMMENT ?

Épaulé par une SS2I et le fournisseur de logiciel Jalios, le groupe a composé un intranet collaboratif sur-mesure, articulé autour de deux fonctionnalités principales. En page d’accueil, on retrouve des informations émanant du siège et du service communication et sur cette même page, on accède à la partie communautaire et collaborative, divisée en deux sous-groupes : les communautés de « centres d’intérêts » ayant des thématiques sans lien avec Idéa (sport, innovation…) et des communautés s’articulant autour de projets d’entreprises (appels d’offres…), parfois ouverts à des utilisateurs extérieurs (clients, consultants). Chaque salarié, qu’il soit au siège, sur site ou sur la route, est libre de créer une communauté et de participer à plusieurs d’entre elles, sans droit d’accès spécifique (à de minces exceptions près, comme pour la communauté Codir). « L’ouverture d’un groupe est soumise à un accord de principe du service communication, mais notre politique est de ne jamais refuser d’idées », avance Alice Thiriet. À l’intérieur de ces communautés, qui se présentent sous la forme de blogs, différents modules sont disponibles pour faciliter la recherche d’informations, permettre la tenue d’un agenda… Enfin, les individus s’identifient afin de faire connaissance entre eux et se situer sur l’organigramme de l’entreprise.

Outre la définition de son fonctionnement, l’outil a également nécessité un déploiement sur le terrain, notamment auprès des équipes sur site. « Pour les administratifs du siège et les chargés d’affaires équipés de smartphones, cela s’est fait facilement depuis leur PC ou leur smartphone mais pour les opérationnels, nous avons dû déployer des outils spécifiques », confirme la responsable communication. Certains sites se sont équipés de bornes interactives, d’autres ont déployé des ordinateurs en accès libre. Et pour obtenir une adhésion maximale, la solution a été déployée en mode Saas afin que les salariés puissent se connecter depuis leur domicile. Enfin, au-delà des aspects techniques, la réussite d’un tel projet a été conditionnée par certains prérequis notamment en matière de conduite du changement. L’une des priorités était de penser l’outil simplement, afin de gagner l’adhésion de tous, « de ceux n’ayant pas une culture du numérique comme des managers qui devaient pousser leurs équipes à participer », ajoute Alice Thiriet. Aujourd’hui, l’outil fait toujours l’objet d’une vigilance accrue de la part du service communication. « L’erreur que l’on peut commettre en déployant un intranet, c’est de croire qu’il vivra tout seul. C’est faux. Cela demande une attention quotidienne tant dans son animation, que dans la formation de nos équipes à son utilisation », constate Alice Thiriet. La preuve, Idéa a recruté une chargée de communication qui y consacre 50 % de son temps. De plus, afin d’animer les communautés, le groupe s’interroge aujourd’hui sur la façon dont il pourrait récompenser les individus particulièrement actifs et moteurs (Ndlr : renvoi au concept marketing de gamification déployé actuellement sur de nombreux sites marchands afin d’inciter les usagers à donner leur avis).

À LA CLEF…

Deux ans après la mise en œuvre, Alice Thiriet tire des conclusions globalement positives de cette expérience collaborative, notamment dans la diffusion de la culture commune d’entreprise. « Par exemple, l’intranet est très utile pour les nouveaux chargés d’affaires qui sont directement envoyés sur le terrain. Cela leur permet d’adhérer au projet d’entreprise, d’intégrer la culture, de connaitre les projets en cours ». Globalement, l’outil a permis à l’intelligence collective de se déployer et aux bonnes pratiques de se diffuser entre les sites. « C’est le cas lorsque nous organisons notre évènement annuel : les trophées de l’innovation. Chaque salarié peut se tenir au courant des projets avant qu’ils ne soient primés ». Une émulation collective qui n’est jamais acquise pour une entreprise multisite. « Au départ, nous avons constaté que certains de nos entrepôts logistiques recréaient leurs propres communautés. C’est un phénomène qui n’était pas désiré mais nous ne l’avons pas enrayé afin de ne pas brider l’esprit d’initiative. De plus, cela a permis aux salariés de se familiariser à l’outil. Gage à nous de le diriger vers d’autres usages et d’autres fonctionnalités », conclue Alice Thiriet.

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