Les ressources humaines en plein virage numérique

Bulletins de paie, contrats de travail ou encore dossiers du personnel : des documents aujourd’hui légalement et techniquement dématérialisables. Si bien que les services RH sont de plus en plus nombreux à se lancer dans des projets de dématérialisation. Face au nombre croissant de ce type de projet arrivant sur le bureau des directions achats, Info Buro Mag fait le point sur le champ des possibles en la matière et l’intérêt de tels projets.

 Dans les départements RH, si l’informatisation des processus métier est une chose plutôt acquise, leur dématérialisation l’est beaucoup moins. Prenons le cas de la paie : 100 % des organisations utilisent un logiciel de gestion (ADP, HR Access ou encore Teams) mais peu d’entre elles ont dématérialisé l’envoi et l’archivage des bulletins de paie. Selon le livre blanc SIRH 2017 édité chaque année par l’agence de conseil en RH Danaé, l’usage des solutions métiers est largement répandu : près de 95 % utilisent un progiciel pour leur gestion administrative, 78 % pour la gestion des temps et activité ou encore 78 % pour la gestion des formations. Néanmoins, il reste beaucoup à faire en matière de dématérialisation de ces mêmes fonctions et des fonds de documents qui y sont attachés. Qu’il s’agisse du dossier individuel du salarié, du contrat de travail et dans une moindre mesure des bulletins de paie : l’archivage papier s’avère la norme tandis que l’édition et le stockage numérique reste l’exception. Face à cet état de fait, la digitalisation des process fait partie des questionnements actuels de la sphère RH, et nécessairement du service achats, business partner indispensable dans ce type de projet. Ce dernier devant être en mesure d’aborder les investissements éventuels avec pragmatisme, en maîtrisant les enjeux et en étant capable de remettre en perspective un langage « technico-numérique » parfois peu vulgarisé par les prestataires et éditeurs de solutions.

De l’utilité de la digitalisation
« Ces services gèrent énormément de volumes de documents, avec des valeurs légales et règlementaires fortes. Cela demande un temps de traitement excessivement élevé, qui réduit d’autant la possibilité de se concentrer sur les véritables missions des RH, notamment la gestion des talents », explique Irina Faron, responsable marché au sein de Locarchives, solution d’archivage et de gestion documentaire. Il faut dire qu’en 2018 aucune barrière légale (ni technique) ne s’oppose à la dématérialisation. À l’heure du courrier recommandé, de la signature électronique ou encore du coffre-fort et du bulletin de paie électronique, tout document numérique peut porter la même valeur probatoire que le papier (du moins pour ceux qui sont édités numériquement à contrario de ceux qui sont scannés). D’ailleurs au-delà des gains internes en matière de productivité et de fluidité de process que cela engendre (et que nous allons développer), notons aussi que la digitalisation des process est désormais corrélée à sa « marque employeur ». Vous en doutez ? Prenons le cas d’un salarié qui vient d’être embauché. Il y a bien souvent une rupture digitale entre les outils mis à sa disposition lors de la phase de recrutement (Skype, vidéoconférence, présence de l’entreprise sur les réseaux sociaux, via Linkedin…) et les process existants en interne : allerretour pour la signature du contrat papier, difficulté à joindre le SI pour aménager son poste de travail, manque de communication entre les services associés à la procédure d’onboarding. « L’évolution numérique est naturellement imposée par le marché et par les salariés qui vivent des parcours digitaux élaborés en tant que consommateurs », suggère Nadia Amal, chef de produit Solutions RH chez Docapost, filiale de services numériques du groupe La Poste. Face à ce constat, c’est l’organisation toute entière qui s’interroge sur la manière dont elle doit intégrer la dématérialisation de ces process RH. Mais dans les faits qu’est-il possible de faire ? Et surtout, par quel chantier débuter ? De l’avis des experts interrogés, l’élément RH le plus facile à dématérialiser reste le bulletin de paie. D’autant que depuis le 1er janvier dernier, l’entreprise n’a plus à demander l’accord de ses salariés pour procéder à sa remise sous format électronique.

Nadia Amal, chef de produit Solutions RH chez Docapost, filiale de services numériques du groupe la Poste

Quand la paie se numérise
Si depuis 2009, l’employeur pouvait déjà dématérialiser l’envoi des bulletins de paie, il ne pouvait le faire qu’avec l’accord préalable de ses salariés. Or depuis le début de l’année ce principe s’est inversé : l’employeur doit toujours informer en amont les salariés un mois avant la première dématérialisation, mais il n’a plus à recueillir leur consentement. Concrètement, cela signifie que l’entreprise qui ne possède ni GED, ni SAE, peut faire appel à un tiers de confiance (cf encadré ci-contre) qui lui fournira l’accès à un coffre-fort sécurisé scindé en deux parties (l’une uniquement accessible au service RH et l’autre à destination du salarié) et qui tous les mois, viendra y déposer les bulletins de paie. Un marché actuellement en plein boom du fait de cette nouvelle réglementation, avec de nombreux acteurs reconnus (Coffreo, Docapost, Edoc, Novapost ou encore Locarchives). Docapost a ainsi multiplié par 4 le nombre de coffres-forts ouverts entre 1er janvier 2017 et 1er janvier 2018. « Il n’existe pas de chiffres officiels sur le marché mais je dirais qu’environ un salarié sur cinquante dispose désormais d’un coffre-fort électronique », avance Nadia Amal. « Depuis l’entrée en vigueur de la loi El Khomri, le temps de réflexion des entreprises s’est considérablement réduit. Désormais, le bulletin électronique concerne aussi les PME/PMI qui éditent 200 à 300 bulletins mensuels », avance Ronan Gervez, directeur général adjoint d’Edoc, qui s’appuie sur sa solution DeskRH intégrant une offre de coffre-fort électronique, de signature électronique et d’archivage. Une dématérialisation globalement bien accueillie par les salariés (entre 80 et 90 % de taux d’acceptation) même si celui-ci diffère selon la culture d’entreprise et la population adressée, qui n’est pas toujours à l’aise avec les outils digitaux. Du côté de l’entreprise, cette dématérialisation n’exige en tout cas ni remise à plat des process, ni investissement coûteux. Bien au contraire, selon Ronan Gervez sa mise en place requiert entre 3 et 6 mois et offre un retour sur investissement rapide, de 6 à 8 mois. « La numérisation coûte 2 à 3 fois moins cher qu’une solution papier. Un bulletin papier coûte 1€ à produire et à envoyer tandis que son équivalent numérique vaut 0,5 centimes », estime ce dernier. Afin de rendre l’utilisation du coffrefort plus pertinent pour les salariés et éviter au personnel RH d’avoir à gérer des demandes de duplicatas papier, le tiers de confiance conseille souvent à la structure d’organiser dans le même temps la numérisation de quelques années d’archivage papier (souvent entre 1 et 3 ans). Parallèlement à ce premier chantier, le second process à être concerné par la dématérialisation est celui des contrats de travail et avenants. « Dans 30 à 40 % des cas, les mises en oeuvre de coffresforts électroniques sont associées à une dématérialisation des contrats de travail », estime Irina Faron. Néanmoins du fait de la sensibilité de ces documents, ce process n’est pas encore rentré tout à fait dans les moeurs. « Le taux d’équipement va progresser car les RH y trouvent un gain immédiat : grâce à la mise en place de la signature électronique, on rend le document disponible et consultable en temps réel », souligne Emmanuel Cudry, CIO, éditeur de la solution de coffre-fort électronique Coffreo.

De l’intérêt de la signature électronique
Dans certains secteurs d’activités où la réactivité des RH est au coeur du business model, l’intégration d’un process de signature électronique du contrat de travail simplifie et fluidifie les embauches. « Dans les grands groupes, le turn-over des employés n’excède jamais 10 %. En revanche pour les entreprises qui oeuvrent dans le domaine de l’intérim ou de l’événementiel, la masse salariale évolue chaque jour. Or légalement, les RH ont l’obligation de récupérer les contrats signés sous 48h. Autant dire que sans numérisation du contrat de travail et système de signature électronique c’est rarement possible », ajoute Emmanuel Cudry, dont l’entreprise Coffreo propose d’automatiser entièrement le parcours d’embauche du salarié : une fois le contrat de travail numérique édité, celui-ci est envoyé pour signature à l’employeur (signature électronique tracée, datée et inviolable) puis au salarié qui reçoit une alerte (par mail ou notification SMS) l’informant de la mise à disposition de son contrat au sein d’un compte personnel. « Il s’y connecte, s’authentifie par un code qu’on lui envoie et qui génère un certificat électronique », ajoute Emmanuel Cudry. « Le contrat est ensuite rapatrié sur le SAAS de l’employeur et stocké dans le coffre-fort électronique du salarié », ajoute-t-on chez Docapost, qui propose une solution similaire. Un process sécurisé qui réduit les délais de signature et apparaît comme une solution viable pour toutes les sociétés éclatées sur le territoire devant s’en remettre à des solutions d’envois postaux avec AR. « Sur tous nos clients de bulletins électroniques, environ 50 % sont déjà passés à la dématérialisation des contrats », conclut Ronan Gervez.

Gestion automatisée des dossiers du personnel
Quant au dernier volet de la dématérialisation des fonds documentaires, celui-ci concerne le plus volumineux d’entre eux : les dossiers du personnel. Des mètres linéaires d’archivage papier bien connus des services RH, qui peuvent contenir entre 100 et 300 types de documents différents, actualisés… ou non. Ces dossiers comportent tous les documents qui jalonnent la vie d’un salarié, depuis son embauche jusqu’à son départ : documents relatifs à l’état-civil, au suivi administratif de carrière (changement d’affectation ou de poste, formations, demandes de congés, accords de télétravail), à la maladie, aux évaluations ou encore au départ du salarié. Si contrairement au bulletin de paie, il n’y a pas de législation en faveur de sa dématérialisation, celui-ci reste le noeud gordien des RH. D’autant qu’une simple numérisation (et archivage) d’un dossier du personnel ne crée pas de valeur ajoutée pour l’entreprise si ce n’est, et c’est déjà une étape, une indexation permettant au personnel RH de gagner en efficacité dans leur recherche documentaire. Pour être créateur de valeur, ce type de chantier devra être pensé en intégrant ces documents au sein d’un workflow plus global (une GED), relié à certains logiciels métiers utilisés. « L’objectif final est de créer une cohabitation et une interopérabilité entre la GED et le système informatique », complète Franck Simon, directeur d’Iris France, spécialiste de la numérisation et de la reconnaissance intelligente de documents. En clair, les données de ces documents doivent implémenter automatiquement d’autres bases de données et de progiciels, sans aucune étape de ressaisie manuelle, comme l’explique Irina Faron : « Une fois que le candidat a contractualisé, les RH peuvent par exemple lui demander de saisir ses informations personnelles en ligne et d’y déposer certains documents sur une plateforme. Ainsi, tout est centralisé et redirigé dans différents logiciels métiers ». Une automatisation qui permet aussi le partage instantané d’informations entre départements. « Prenons le cas des nouveaux embauchés dont l’intégration demande des interactions entre plusieurs services. Grâce à la mise en place d’un workflow depuis les RH, il est ensuite possible d’automatiser une demande de matériels informatiques des SI, de programmer l’installation d’un bureau auprès des services généraux ou encore de demander l’ouverture d’un compte de notes de frais auprès du département comptabilité », explique Steve Silva, Responsable R&D pour le Document Numérique solution de GED. De la même manière, ce workflow permet d’automatiser l’envoi de relances et d’alertes, consultables en mobilité aussi bien par le service RH que par le collaborateur : envoi d’une notification pour une visite médicale ou la fin de période d’essai. Quant au coût d’une GED, celui-ci reste difficile à mesurer mais on peut l’estimer entre 40 et 50 000 € pour une dizaine d’utilisateurs, « les systèmes plus élaborés pouvant atteindre plusieurs centaines de milliers d’euros », commente Franck Simon. « Il y a une dizaine d’années, un ancien directeur d’un business unit de chez Vinci m’avait communiqué son ROI : à partir de 30 à 35 utilisateurs sur la GED, il considérait gagner 1ETP » indique Steve Silva.

Franck Simon, directeur d’Iris France, spécialiste de la numérisation et de la reconnaissance intelligente de documents.

Vers une redéfinition du rôle des RH ?
À première vue, le recours à des prestataires extérieurs et l’automatisation des process tend à réduire les effectifs humains des RH. Pourtant, on peut aussi imaginer que les organisations fassent un pari différent : celui de conserver un effectif constant et de concentrer leurs missions sur le recrutement des bons profils ou encore la gestion des talents. « L’objectif est de se concentrer sur la création de valeur ajoutée, de pouvoir gérer sa GED en mode collaboratif et d’avoir un outil qui permet une gestion très fine des droits utilisateurs », poursuit Franck Simon. « Ce qui est certain, c’est que le fonctionnement actuel en silos des RH avec du personnel dédié aux congés, à la paie, aux absences, va disparaître. Demain, la vision sera transversale, les équipes seront interchangeables et chacun sera capable de gérer les figures imposées », conclut Ronan Gervez.

 

 

ZOOM

BIEN CHOISIR SON TIERS ARCHIVEUR

Il y a fort à parier que l’une des premières actions de votre entreprise en faveur d’une dématérialisation RH concerne la numérisation des bulletins de paie. Si vous ne possédez pas d’outils de GED ni de SAE pouvant vous accompagner dans cette procédure, vous pourrez alors vous tourner vers un tiers archiveur. Pour vous assurer de la conformité de la solution de coffre-fort numérique qu’il vous proposera, référezvous à la norme NF Logiciel « composant coffre-fort numérique » de l’AFNOR, ou au label « coffre-fort électronique » de la Fédération des tiers de confiance. De plus parmi les critères à vérifier, assurez-vous de différents points : – La garantie d’intégrité des bulletins de paie électroniques (l’employeur doit assurer la disponibilité des bulletins soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge maximal de mise à la retraite mentionné à l’article L.1237-5 du code du travail, augmenté de 6 ans, soit 75 ans), – La compatibilité du service avec le compte personnel d’activité (plateforme unique où le salarié peut consulter l’ensemble des bulletins de paie émis par ses employeurs successifs) – La possibilité d’envoyer les bulletins de paie (et autres documents RH) au format électronique ET au format papier en cas de refus du salarié de les recevoir dans un coffre-fort électronique.

 

RÉGLEMENTATION

QUAND L’ETAT ENCOURAGE LA DÉMATÉRIALISATION

La réglementation encourage la dématérialisation et l’État se présente d’ailleurs comme le principal moteur du « tout dématérialisé ». Si les services RH sont impactés par cette nouvelle tendance (loi El Khomri sur le bulletin de paie ou encore la réglementation sur la déclaration sociale nominative, visant à remplacer toutes les déclarations sociales effectuées par les entreprises par une seule déclaration mensuelle dématérialisée), d’autres services sont concernés. Ainsi, après l’obligation pour les entreprises de télédéclarer la TVA et la mise en place de la dématérialisation des marchés publics, toutes les factures entre l’État et ses fournisseurs devront être dématérialisées d’ici 2020. Ainsi depuis le 1er janvier dernier, les grandes entreprises, les personnes publiques et les ETI s’y sont conformées. Au 1er janvier 2019, ce sera au tour des PME de s’y astreindre. Quant aux élections professionnelles, la loi Travail permet désormais aux entreprises de recourir au vote électronique sans accord collectif autorisant une telle pratique. De quoi accélérer un peu plus la digitalisation des relations sociales.

 

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