L’impression à l’heure du travail à distance

Dans le sillage de son programme Instant Ink, HP lancera prochainement une solution MPS pour le home office intitulée HP Flexworker Service. © HP
La crise sanitaire a contraint les entreprises à repenser leur manière de collaborer. Avec la généralisation du télétravail, et la dématérialisation qu’elle implique, la traditionnelle imprimante multifonction voit sa place évoluer. Plus compacte dans sa version home office, elle est aussi plus connectée que jamais.

C’est une histoire en deux temps, sur fond de pandémie. Dans l’urgence du premier confinement et de la mise en place du télétravail, les entreprises ont paré au plus pressé en se focalisant sur la mise à disposition d’ordinateurs portables, d’écrans externes, voire de chaises de bureau au domicile de leurs collaborateurs. Les moyens d’impression n’étaient pas toujours, à ce momentlà, une priorité. Le besoin était pourtant réel, comme l’ont montré dès le printemps dernier l’augmentation des achats d’imprimante par les particuliers et le succès des offres d’abonnement grand public de plusieurs marques. Quelques exemples: HP a enregistré une explosion des abonnements à son offre forfaitaire HP Instant Ink; de la même manière, Epson a opportunément lancé début 2020 son service d’abonnement ReadyPrint pour le remplacement des cartouches d’encre, disponible pour la plupart des modèles grand public et pour les modèles EcoTank.

Hubs documentaires

Mais ces usages hybrides, à la frontière entre vie personnelle et professionnelle, cadrent mal avec le niveau d’exigence des entreprises. Car les imprimantes ont – depuis déjà quelques années – changé de nature : si leur fonction première d’impression subsiste, elles déploient désormais tout une expertise autour de la gestion de contenus et de ses services associés. À l’ère du collaboratif et de l’immédiateté, elles sont devenues de véritables hubs documentaires capables d’accueillir des applications et de faire évoluer leurs fonctionnalités. Les entreprises veulent certes avoir accès à l’information partout et rapidement, y compris en situation de mobilité de leurs salariés, mais elles entendent aussi contrôler la sécurité des flux documentaires traités par ces mêmes collaborateurs. L’imprimante en télétravail, parce qu’elle permet le traitement de contenus numérisés amenés à circuler sur les réseaux de l’entreprise, est donc devenue un enjeu de sécurité.

Désignée en 2021 comme la «meilleure solution cloud de contrôle et de gestion des flux documentaires», la solution uniFLOW Online de Canon permet notamment de sécuriser les impressions, de suivre précisément les coûts mais aussi d’imprimer en mobilité. La dernière version intègre Microsoft Universal Print.
Migration vers le cloud

C’est dans ce contexte, et parce que les processus doivent rester sous contrôle, que les entreprises se dirigent de plus en plus vers des solutions cloud, qui offrent de meilleures conditions de sécurité que le traditionnel VPN. « Avec la crise sanitaire, il y a eu une prise de conscience de l’impossibilité de maintenir les processus actifs à cause de l’éloignement des collaborateurs, décrypte Gérard Brun, responsable marketing chez Xerox. C’est ce qui conduit les entreprises à accélérer leur transformation numérique. » L’hybridation des modes de travail n’a certes pas attendu le Covid-19 pour devenir réalité, mais elle connaît depuis la pandémie une accélération inédite. « Sortir des informations sur le cloud n’avait rien d’une évidence pour beaucoup d’entreprises, c’est en train de le devenir », contextualise Flora Figiel, responsable marketing ITS grands comptes chez Konica Minolta. Et si l’aspect mobilité est important, la notion d’infrastructure l’est tout autant: la maintenance permanente, qui garantit le niveau de service, l’immobilisation de mètres carrés pour héberger les serveurs ou encore la climatisation de ces espaces sont autant de coûts que les entreprises veulent de moins en moins avoir à supporter.

Même une entreprise 100 % digitale continue d’utiliser du papier

L’enjeu est donc autant technologique que logistique et les marques adaptent leur offre en conséquence. À leurs collaborateurs en télétravail, les entreprises peuvent verser une prime d’équipement, à charge pour ceux-ci de s’équiper par eux-mêmes ; elles peuvent opter pour de la dotation en imprimantes configurées et offrir ensuite un forfait pour acheter les consommables ; elles peuvent aussi laisser leurs collaborateurs interagir en direct avec les fournisseurs. « Notre rôle est de discuter pour identifier ce qui correspond le mieux à la stratégie de chacun, sans perdre de vue la dimension protéiforme des usages, explique Philippe Pelletier, directeur marketing et opérations commerciales chez Canon. Il ne faut pas oublier que même une entreprise 100 % digitale continue d’utiliser du papier. » La marque s’appuie depuis près de deux ans sur sa solution UNIflow online, lancée en mars 2019 en France, qui relie les équipements des salariés à sa solution de gestion dans le cloud et garantit la sécurité des documents.

Konica Minolta étendra prochainement à la France son offre d’impression 100 % cloud Bizhub Evolution, principalement destinée aux PME/TPE.

Nouvelles offres

En réponse à sa solution grand public Instant Ink, HP annonce pour sa part le déploiement ce mois de février d’une solution MPS pour le home office intitulée HP Flexworker Service, qui permet de livrer les télétravailleurs en consommables à leur domicile tout en gérant à distance un parc d’imprimantes. « Pendant le confinement, beaucoup de gens ont utilisé Instant Ink à des fins professionnelles et se sont fait rembourser en notes de frais. Mais cette solution ne convient pas à la majorité des entreprises car elles veulent exercer un contrôle sur les machines utilisées par leurs employés », indique Philippe Chaventré, directeur commercial et opérations chez HP France. De son côté, Konica Minolta s’appuie notamment sur son offre de systèmes d’information externalisés Remote Worker, avec un ordinateur et une imprimante mis à la disposition du collaborateur en situation de télétravail. Le service a été fortement déployé dès le premier confinement. « Les PME n’ont pas toujours de DSI, elles ont dû s’équiper en urgence avec une solution clé en main, indique Florine Darmon, responsable marketing offres PME chez Konica Minolta. Nous avons pris en charge toute la gestion. » Aujourd’hui, la marque annonce ouvrir à la France son offre d’impression 100 % cloud Bizhub Evolution, déjà présente dans plusieurs pays européens et surtout destinée aux PME/TPE. Enfin, Xerox a lancé début 2020 un nouveau service de gestion d’impression virtuelle Xerox Virtual Print Management Service, et un service de gestion de flotte dans le cloud, Xerox Workplace Cloud Fleet Management. La marque propose notamment des mises à jour de sécurité et de confidentialité à la demande pour les imprimantes individuelles, les groupes ou tout un parc de machines.

Plusieurs textes incitent, voire contraignent les entreprises à dématérialiser leurs flux documentaires. Ainsi la réglementation eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust services) sur la sécurité des transactions en ligne vise depuis 2016 à promouvoir les services de confiance relatifs à l’identité numérique, en particulier en encadrant l’utilisation de la signature électronique. La loi El Khomri autorise depuis le 1er janvier 2017 la délivrance de bulletins de paie au format électronique, sans l’accord préalable du salarié, via un coffre-fort numérique. Enfin depuis 2020, la loi Macron prévoit que toutes les entreprises doivent être en capacité de recevoir et d’émettre des factures au format électronique. Les entreprises sont également tenues de respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD), entré en vigueur en mai 2018, qui cadre le suivi, la sécurité et la traçabilité des données clients. Les entreprises sont ainsi les garantes des données de leurs propres clients et, à ce titre, ont intérêt à se tourner vers des solutions cloud sécurisées.

Article en lien