Dans le cadre de ses services de gestion documentaire (Managed Document Services), Ricoh dévoile sa nouvelle offre d’audit documentaire : ADOP (Audit Documentaire Opérationnel). ADOP étudie les process et coûts des documents récurrents au sein des organisations (factures, bons de livraison, bons de commandes, etc). La version actuelle d’ADOP est dans un premier temps dédiée à l’audit des factures fournisseurs et de leurs processus ; elle est amenée à s’étendre et couvrir à terme l’intégralité des documents récurrents en entreprise.

Plus de 4 milliards de factures circulent chaque année en France, dont 58 % au format papier ; chaque facture nécessite en moyenne 12 jours de traitement, représentant un coût moyen unitaire de 18 euros pour l’entreprise1. Le traitement global des factures au sein d’une même entreprise (production, distribution, stockage et recherche) atteint ainsi 1 à 5% du chiffre d’affaires de l’entreprise. C’est dire si l’enjeu lié à la gestion de la facturation fournisseur est crucial pour les organisations, qui sont ainsi plus de 30% à envisager la dématérialisation afin d’améliorer les processus de traitement et réduire les coûts liés à la gestion des factures.

Ricoh France a mené un audit ADOP au sein de la Direction Administrative et Financière de son siège social, à Rungis. Durant cet audit, les flux et les processus liés aux factures fournisseurs de leur réception à leur archivage ont été analysés, permettant d’identifier des points d’amélioration tels qu’un manque de fluidité et d’efficacité de l’archivage en place. La solution de facturation électronique I-Invoicing (Ricoh) a alors été adoptée, entraînant une réduction de 30% du coût moyen d’une facture chez Ricoh France