Penser son archivage à l’heure du flex office.

Le développement du flex office et la montée en puissance de ­nouvelles méthodes de travail – telles que le nomadisme, le collaboratif, le télétravail, etc. – induisent le recul du papier au profit d’un volume toujours plus conséquent de données numériques. De nouvelles pratiques en matière de ­stockage et d’archivage s’imposent pour l’entreprise afin de réduire l’apparition de risques numériques.
Céline Cadiou

En entreprise, la dématérialisation des données s’accélère sous l’effet de l’évolution des modes de travail et le développement d’outils collaboratifs toujours plus performants. La démocratisation du « bureau numérique » favorise naturellement l’émergence de nouvelles formes d’organisation du travail comme le flex office. Principalement mis en œuvre par les entreprises à l’occasion d’un déménagement ou d’une restructuration, ce nouveau modèle s’est imposé auprès de nombreux grands groupes comme Amazon Web Services, Danone, BNP Paribas ou encore Sanofi.

Chez eux, le temps du bureau attitré par employé est révolu : celui-ci se partage. Si le salarié évolue encore au sein de « territoire d’équipes », il dispose d’un environnement avec différentes typologies d’espaces (collaboratifs comme des salles de réunions et de brainstorming ou a contrario privative comme des bulles de confidentialité…) qui s’adaptent aux différentes tâches à réaliser dans la journée. En favorisant la mobilité des salariés, le flex office vise ainsi à décloisonner les services en favorisant le travail en mode projets et en fluidifiant le parcours de l’information. Installé au cœur de la tour Majunga à La Défense (92), le cabinet d’audit Deloitte a fait le pari d’aménager ses 8 500 m2 de bureaux en flex office afin de satisfaire à sa devise : 100 % agile, 100 % mobile. Même état d’esprit sur le campus Microsoft à Issy-les-Moulineaux (92) où le travail en mode collaboratif est désormais privilégié pour favoriser la créativité. S’il impacte naturellement sur les modes de management et vise à booster la productivité, le flex office est aussi un moyen de rationaliser les surfaces de bureaux en ne se basant plus sur le nombre de salariés en poste mais sur le taux réel d’occupation moyen d’un bureau (estimé à 50 à 60 % en moyenne).

En clair, les sites en flex office disposent de moins de bureaux que de salariés mais bénéficient tous d’un aménagement ambitieux privilégiant les espaces de circulation ouverts au détriment des rangements individuels et collectifs (étagères de service, armoires individuels) qui sont souvent supprimés, voire drastiquement réduits. Mis en œuvre en 2015 à l’occasion du regroupement sur un site unique de toutes les entités de l’agence de communication Hospscotch, le passage au flex office a « crée un nouveau projet d’entreprise sans passer à côté de la vision transversale de notre métier », explique Pierre-Franck Moley, directeur général du groupe. De plus, grâce aux économies d’échelles réalisées sur les surfaces (en partie avec le flex office), le siège a pu s’établir dans Paris intra-muros et non en banlieue. Un soulagement pour un grand nombre de salariés. « Sur les 8 niveaux d’occupation de notre immeuble, la moitié sont des espaces entièrement collaboratifs et l’autre moitié des zones de bureaux tous partagés et qui permettent aussi d’accueillir plus facilement des prestataires extérieurs travaillant sur des missions ponctuelles », confirme le dirigeant. Parallèlement à cette nouvelle organisation, les outils de travail ont évolué : généralisation du portable ou de solutions de téléphonies embarquées dans le PC, messagerie instantanée d’entreprise, accès Wifi généralisé et expansion des services de stockage numérique. Même son de cloche chez BNP Paribas où le passage au flex a permis de composer une nouvelle flotte d’outils de travail mobile, de rationaliser les impressions et de s’équiper en applications de partage d’informations. En flex office, la règle du « plug and play » prévaut : le mobilier et le bâtiment doit permettre de se connecter partout.

« Le flex office engendre une modification des habitudes, notamment en matière de rangement puisque les casiers individuels ont remplacé les bannettes papier. »

Réduction des impressions

Quant à la question du papier, Pierre-Franck Moley porte un jugement sans concession : « Le flex office induit naturellement une baisse de sa consommation. Cela engendre aussi une modification des habitudes, notamment en matière de rangement puisque les casiers individuels ont remplacé les bannettes papier. Objectivement, en regardant les étagères d’un bureau, on pouvait remarquer la prédominance d’éléments tout à fait inutiles ! ». Si la direction du groupe estime d’ailleurs pouvoir se passer de papier, du moins pour les tâches relevant de l’opérationnel, cette vision n’est toutefois pas généralisable. Sur le site de Pantin (93) de l’agence de publicité BETC, si la réduction de la consommation de papier de bureau est impressionnante depuis 4 ans (entre -33 % et jusqu’à -75 % sur certaine catégorie de papier), elle relèverait avant tout d’une politique de rationalisation du parc d’imprimantes (impression R/V et N&B par défaut et au badge) amorcée avant le passage en flex office. D’ailleurs, le papier continue d’y être un support de fabrication majeur : « La production sur des prototypes, des maquettes ou des supports physiques conservent une place importante pour les équipes créatives ou commerciales même si les outils digitaux les aident à projeter nos idées et les mettre en situation sur certaines réalisations »,

Vrac numérique, le nouveau danger ?

Si le mantra du flex office est de permettre à chaque salarié d’accéder à sa documentation professionnelle en tout lieu et à tout moment, encore faut-il disposer des moyens technologiques capables d’en assurer la disponibilité et le stockage. L’un des pré requis étant de disposer d’outils d’hébergement des données en mode SAS, au sein de systèmes de gestion électronique de documents (GED) garantissant leur accessibilité. Pour autant, ces outils doivent être dimensionnés à la hauteur des besoins de stockage. En effet, les étagères remplies de papiers ont peu à peu disparu des sites, mais la production de donnés n’en a pas diminué pour autant ! « Les volumes qui se concentrent aujourd’hui sur les réseaux et dans les plateformes collaboratives de l’entreprise nécessitent la même discipline de tri que le papier. Sans quoi, ce vrac numérique fait peser un risque sur l’entreprise et engendre un surcoût non maitrisé », confirme Hervé Streiff, directeur projet solutions digitales chez Locarchives. En toute logique, la direction des services informatiques doit être intégrée lors du passage en flex office afin de permettre à l’organisation de se structurer et de bien régler ces règles de partage et de gouvernance. Trier, organiser, ranger et sécuriser ces données : autant d’axes devenus vitaux pour l’entreprise. « Prenons le cas d’un contrat qui est réalisé conjointement par différents services : le juridique, le commercial et l’ingénierie. Il faut nécessairement être au clair sur le chemin de la copie et sa sauvegarde. C’est à ce prix que le flex office apporte une valeur ajoutée au travail », avance Charles du Boullay, président de CDC Arkhinéo qui intervient en qualité de tiers de confiance et archiveur de données numériques. Chez Hopscotch, le passage au flex office a permis de formaliser les accès et de créer une nouvelle arborescence de réseau plus rationnelle. En filigrane, un autre enjeu se dessine : l’archivage sécurisé des données. Habitués à accéder à des centaines de pages numériques de manière fluide et immédiate, nous en oublions parfois que certaines nécessitent d’être protégées et archivées de manière pérenne et inviolable. Pour rappel, les règles d’archivage régissant la vie des données numériques sont les mêmes que celles du papier.

« Outre la question de l’archivage électronique, le flex office fait apparaitre de nouveaux risques numériques, qu’il convient de connaitre et maitriser. »

Archivage à la source VS numérisation des données papier

Pour être viable à terme, le flex office doit impérativement s’engager dans des process de record management, en pensant l’archivage à la source. « En ce qui concerne la gestion des données 100 % numériques, les solutions de GED permettent d’inclure dans les messageries professionnelles des plugs in détectant les documents contenant des signatures électroniques afin de les archiver automatiquement ou encore d’avoir des circuits numériques de parapheurs qui répondent à toutes les exigences en matière d’archivage », confirme Hervé Streiff. Dans le même registre, l’exécution de la signature électronique connait aujourd’hui des améliorations notables. Longtemps limitée dans son usage par la difficulté d’établir un protocole commun entre entreprises, celle-ci se démocratise avec l’apparition de plateformes en ligne permettant de contractualiser en ligne de manière simple, sécurisée et archivable (DocuSign par exemple). Les solutions techniques existent pour gérer l’intégrité et la pérennité des flux numériques, mais la question se pose différemment pour les flux de papier toujours produits : faut-il les numériser pour archivage ? La plupart des structures se pose la question à travers le prisme du législatif. « Aujourd’hui, la réglementation nous permet de numériser les documents comptables sans avoir à conserver les données papier », confirme Pierre-Franck Moley. Prochainement, le groupe finalisera d’ailleurs la numérisation et l’archivage sécurisé dans un coffre-fort électronique de ces fiches de paie (via un tiers de confiance), en vertu de la nouvelle législation du 1er janvier 2017 (cf article p.30). Un process apportera plus de fluidité dans la consultation des archives. « C’est un gain immédiat car la consultation d’archives concerne presque exclusivement des sujets sensibles pour la structure : litige client, engagement à vérifier, contrôle fiscal… », avance le président de CDC Arkhinéo. La grande majorité des entreprises externalisent leur archivage numérique pour des questions financières et de compétences métiers. « L’archivage ne concerne que 5 à 10 % des volumes numériques stockés, l’externalisation permet donc de mutualiser les coûts », confirme Charles du Boullay. De plus, le caractère extrêmement normatif du métier d’archiveur rend la chaine de numérisation des copies particulièrement complexe : « Même si une entreprise peut mettre en place son propre circuit de numérisation, voire conserver elle-même ses données numériques, elle voudra le plus souvent éviter toute suspicion de fraudes », conclu ce dernier.

Maitriser les risques du « tout numérique »

Outre la question de l’archivage électronique, le flex office fait apparaitre de nouveaux risques numériques, qu’il convient de connaître et de maîtriser. Des risques souvent liés à la multiplication et au foisonnement des outils d’échanges de données et de stockage. « C’est ce qu’on appelle le shadow IT : ces applications utilisées dans le cadre d’un processus métier mais qui n’ont pas obtenu l’aval de la direction des systèmes d’information », confirme Hervé Streiff. Or, un tel processus génère des données non contrôlées qui peuvent contrevenir aux standards et réglementations en vigueur. « Concrètement, cela peut être un salarié qui va acheter un service en mode SAS sur Dropbox sans contrôle de l’administration », avance ce dernier. Un risque démultiplié avec l’utilisation d’ordinateurs portables et la porosité de la frontière entre sphère privée et professionnelle : « On travaille de chez soi, avec un matériel de l’entreprise et avec un accès à des documents professionnels. Il est impératif d’imposer la centralisation et la notion de propriété », avance ce dernier. •

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