Qui sont les office managers ?

C’est la question à laquelle tente de répondre une récente étude de l’Arseg dont les résultats ont été dévoilés début octobre. Une enquête menée auprès de 150 office managers qui permet de mieux cerner le profil socio-économique d’une profession encore méconnue mais dont le rôle est grandissant dans les entreprises.
Les résultats de l’étude ont été présentés le 7 octobre dernier à l’occasion du salon Workspace Expo. De gauche à droite : Olivier Schaff, office manager chez Good, Mario Fernandez, responsable du Pôle d’études & prospectives de l’Arseg et Murielle Franck , office manager chez Mattel. © InfoBuroMag .

Une femme cadre, quadragénaire, en poste dans sa fonction depuis huit ans et le plus souvent dans une entreprise tertiaire de moins de 250 salariés : c’est le portrait-type de l’office manager tel qu’il ressort de l’étude réalisée par l’Association des directeurs de l’environnement de travail (Arseg) entre mars et juin 2021. C’est la première fois qu’un travail de cette envergure est consacré à cette fonction apparue en France au début des années 2000, mais qui souffre toujours, comme le rappelle l’Arseg, « d’un déficit manifeste de connaissance, et au dire de nombreux office managers, de reconnaissance ».

Une profession majoritairement francilienne
Premier sujet sur lequel cette étude lève le voile : le profil des office managers. On s’en doutait mais cette enquête vient le confirmer : la fonction reste très majoritairement occupée par des femmes qui représentent près de 86 % des effectifs. Leur répartition géographique est également très polarisée : l’Île-de-France regroupe les deux tiers des postes. Ces professionnels se distinguent également par leur ancienneté : moins d’un office manager sur dix est un jeune actif (seuls 9% d’entre eux ont entre 20 et 29 ans). « L’accès à la fonction se fait rarement à travers une première expérience professionnelle », constate l’étude. Plus de trois office managers sur quatre comptent ainsi plus de 10 ans d’expérience et 82% déclarent avoir occupé d’autres postes avant de prendre cette fonction. Leur parcours est en revanche plus hétéroclite. Une majorité (30%) a précédemment travaillé dans le domaine de l’assistanat, mais ils sont également nombreux à venir des ressources humaines, de l’hôtellerie-restauration ainsi que de l’administration générale, des finances et des achats.

Niveaux d’expérience.
Source : La fonction Office Management en France, Arseg, 2021.

Un « tronc commun » de missions
Comme on pouvait s’y attendre, l’analyse du périmètre de leurs responsabilités met en évidence une grande disparité de situations. « L’office management peut recouvrir des domaines nombreux et variés, au gré de la construction du poste au sein des organisations », note l’enquête de l’Arseg qui distingue toutefois un tronc commun d’activités. Trois principaux champs d’intervention se dégagent : les service aux occupants (accueil, standard, restauration, archive, courrier, déménagement…), les moyens et les équipements (voyages, fournitures de bureau, télécoms, bureautique…) et enfin l’exploitation technique avec la maintenance, l’aménagement, la propreté, la sécurité et la sûreté et les premiers secours. Un cœur d’activités auquel viennent souvent s’ajouter d’autres actions en lien avec les ressources humaines, la communication interne mais aussi l’administration et les finances voire la logistique. Il en résulte des configurations très protéiformes avec parfois l’agrégation de missions dites « orphelines » qui brouille les contours de la profession et freine sa reconnaissance.

Périmètre fonctionnel de la fonction office manager.
Source : La fonction Office Management en France, Arseg, 2021.

Forte disparité sur les salaires
Dans 90% des cas, les office managers exercent au sein d’organisations du secteur privé qui évoluent majoritairement dans les secteurs des services (29%) et du numérique (21%). Sans surprise, l’office management concerne encore essentiellement des TPE et des PME. Sept professionnels sur dix travaillent dans des structures de moins de 250 salariés. Le nombre de mètres carrés gérés reste toutefois très variable. Il se répartit autour de deux grands groupes : 40% des personnes interrogées exercent leur responsabilité sur moins de 300 m² de surface de travail alors qu’à l’opposé ils sont 35% à piloter plus de 1000 m². Une disparité qui se répercute sur les salaires. L’étude a ainsi mis en évidence des niveaux de rémunération très hétérogènes qui sont corrélés à l’expérience mais aussi en partie au nombre de mètres carrés supervisés. Si la moyenne des salaires bruts annuels s’établit à 40 000 €, l’échelle des rémunérations est marquée une fracture assez nette : si un office manager sur deux gagne moins de 37 K€ par an, ils sont toutefois 22% à déclarer toucher plus de 50 K€ bruts annuels.

Intitulé du poste.
Source : La fonction Office Management en France, Arseg, 2021.

Un enjeu de reconnaissance
Cette étude très complète revient également sur les enjeux et les perspectives de la profession dans les années à venir qu’il s’agisse de la RSE, de la formation ou de la mise en œuvre du télétravail. Mais le grand défi qui se pose à ce métier encore jeune reste sans aucun doute sa reconnaissance ainsi que la construction d’une identité et d’une culture partagées. En 2021, près de la moitié des personnes qui assure les missions d’office managers ne porte toujours pas ce titre dans leur entreprise. Le travail réalisé par l’Arseg vient toutefois confirmer qu’il est possible de définir clairement le périmètre d’actions et les compétences rattachés à la fonction. Des éléments qui ont été formalisés à travers une fiche de poste publiée en annexe de l’étude. À noter également que l’Arseg propose depuis 2020 un espace d’échanges et de réflexions dédié à la profession. Un club qui est notamment animé par Murielle Franck et Olivier Schaff, office managers respectivement chez Mattel et Good.

 

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