Digitalisation de l’espace de travail : les initiatives des entreprises qui ont réussi

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Seul environ un quart des entreprises européennes a réussi à mener à bien sa stratégie digitale. Un sondage mené par le fournisseur mondial de données, IDC, liste les actions mises en place dans les sociétés qui ont mené à bien leur transition. De quoi inspirer leurs homologues.

« L’avenir du travail est un voyage fascinant mais difficile à mettre en œuvre », introduit le groupe mondial spécialiste des études de marché sur les technologies de l’information, IDC (International Data Corporation), dans sa récente enquête sur le futur des entreprises.* Selon les résultats obtenus par le témoignage de 386 employés de petites, moyennes et grandes sociétés européennes, la majorité des entreprises ne parviennent pas à appliquer leurs stratégies numériques en dépit de leurs investissements. En effet, seules 29% des sociétés sondées affirment avoir atteint les objectifs de leur feuille de route. Beaucoup se retrouvent donc dans une impasse et sont à la recherche de solutions pour faire progresser leur espace de travail. IDC propose de prendre exemple sur ces quelques entreprises qui ont relevé le défi et qu’il renomme les FDO (Future Of Work determined Organizations).

La collaboration sous toutes ses formes

Premier enseignement, les FDO commencent par redéfinir leurs hiérarchies existantes en développant des projets d’équipes et des méthodologies suivies et soutenues par des logiciels collaboratifs. L’objectif étant de fournir rapidement une solution finale à un problème donné. Les performances des salariés sont ainsi évaluées différement. Si la productivité reste le critère numéro un, la moitié des FDO basent les performances clés des collaborateurs autour de trois axes :

  • La capacité à travailler en équipe,
  • L’adaptabilité à différentes tâches,
  • La capacité à résoudre rapidement des problèmes.

Pour les FDO, la collaboration visant à innover ne se limite pas à l’interne. Environ 45% collaborent avec des entreprises tierces, 40% avec leurs clients et  38% en crowdsourcing (c’est-à-dire en sous-traitance avec un grand nombre de personnes.)

Les salariés avant les clients

Autre point essentiel d’une transition technologique réussie : le collaborateur doit passer avant le client. « Si vous prenez soin de vos salariés, ils s’occuperont parfaitement de vos clients », préconise le rapport. L’idée est donc de prendre en compte au quotidien la santé physique, émotionnelle, professionnelle et financière de son employé qu’il soit à plein temps, travailleur occasionnel ou en sous-traitance. Pour se faciliter la tâche, une FDO sur trois a recruté un Chief Happiness Officer. De cette manière, la marque employeur et la réputation de la société est au beau fixe et lui permet d’attirer de jeunes diplômés disposants des compétences numériques nécessaires à sa transition digitale. Certains recommandent même de surveiller régulièrement l’état d’esprit des collaborateurs grâce à un sondage anonyme.

Un espace de travail qui s’adapte au rythme des collaborateurs

L’espace de travail ne doit pas être considéré comme un environnement statique, ni être limité par des heures d’ouverture mais s’adapter totalement aux différentes méthodes de travail des salariés. Concernant l’aménagement des espaces, le coworking aurait pour avantage d’attirer la nouvelle génération et apporte aussi de la flexibilité aux tâches quotidiennes. Pour favoriser la concentration dans toutes les situations, les FDO équipent leurs bureaux de système de ventilation et de climatisations digitales, de sources d’énergie renouvelables et de mobilier connecté.

Le télétravail est, lui, assez répandu (40% ) mais moins que d’autres pratiques telles que les horaires flexibles (57%) et les postes (ou rôles) flexibles (51%), correspondant plus aux contraintes ponctuelles des employés.

Une cybersécurité accrue

Les FDO pratiquent une approche « zéro confiance » au sein de leur structure. Quel que soit le support de connexion, une vérification de l’utilisateur est nécessaire avant chaque connexion au réseau. Ils investissent donc massivement dans la sécurité mobile, les services de gestion informatique, ainsi que dans les autres techniques avancées pour éviter la perte ou le vol de données.

Un équipe Homme-Machine indispensable

La collaboration intelligente entre l’Homme et la machine est au cœur de l’avenir du travail. La majorité des FDO ont donc commencé à automatiser certaines tâches pour améliorer leur productivité et rediriger les compétences de leurs salariés. Mais, prérequis important, cela ne se fait pas sans l’acceptation culturelle des collaborateurs ainsi qu’un changement de gestion. « Pour que l’automatisation ait un impact positif sur la productivité et l’expérience client, précise l’étude, il faut avant tout qu’elle soit dirigée avec soin et qu’elle suscite l’engagement des salariés.»

Ce dernier point souligne parfaitement la conclusion de l’enquête menée par IDC :  « l’avenir du travail est une stratégie à l’échelle de l’entreprise qui requiert le leadership du dirigeant, mais aussi une collaboration très forte entre les différents services que ce soit celui de l’informatique, des ressources humaines ou des salariés eux-mêmes. » Ce n’est qu’alors que la culture d’entreprise, la stratégie et l’aspect opérationnel pourront être alignés pour une réalisation optimale des objetctifs.

*Étude Becoming « Future of Work » Ready: Follow the Leaders, publiée en mars 2019.

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