Toshiba accompagne l’AGSS dans la GED

L’entreprise a développé des solutions pour la rationalisation du parc d’impression et la dématérialisation des documents de l’Association pour la Gestion des Services Spécialisés (AGSS).

 

2 600 scans, 1 000 factures indexées… chaque jour, l’AGSS (Association pour la Gestion des Services Spécialisés) de l’UDAF (l’Union Départementale des Associations Familiales) du Nord, traite des milliers de documents administratifs. Souhaitant réduire le temps d’envoi et de classement de ses documents entre les structures et le siège situé à Lille, l’association – qui disposait jusque-là d’un parc d’impression hétérogène – a confié le soin à Toshiba de dématérialiser ses dossiers et de mettre en place un système de GED (gestion électronique de documents). Objectif : gagner en productivité. Pour commencer, toutes les imprimantes individuelles ont été remplacées par 41 multifonctions, répartis sur les 21 structures. Selon Pascal Gallotta, Président de TRNP (Toshiba Région Nord Picardie), « notre mission consistait également à mettre en place des solutions de gestion de flux de documents complètes qui incluent des « briques » matérielles, logicielles et prestations de services de suivi et d’assistance afin d’apporter de la valeur au client ».

Refonte des processus

« Bilan positif », souligne quant à elle Emmanuelle Tulipier, directrice de l’Administration des Activités Tutélaires. « Nous sommes sur une logique constante d’échanges. Toshiba propose des solutions adaptées à nos besoins en tenant compte des contraintes métiers et en nous conseillant sur la faisabilité technique de nos projets ». Parmi ces projets, un système de ventilation des documents scannés intégré au logiciel de l’association est actuellement mis en place par Toshiba, visant à permettre aux multifonctions, lors du scan, de reconnaître la provenance d’un document et de le déposer dans un répertoire dédié et défini au préalable. Un système qui doit en outre faciliter le travail des opérateurs dans le système de vidéocodage des documents. De plus, un applicatif sur les ordinateurs a été installé, afin que les documents scannés soient contrôlés avant d’être transmis au programme d’identification. L’ensemble de cette intégration est maintenue et couverte par un contrat de services : hot-line et accès à distance permanent sur l’ensemble du réseau informatique du client afin de garantir le bon fonctionnement du système et la continuité de service.

Gain de productivité et d’économies

Pour l’heure, l’AGSS se dit satisfaite des résultats, déclarant avoir réalisé des économies significatives grâce à la diminution du nombre de postes d’impression et la réduction des coûts liés à l’achat groupé de cartouches et de toners. « L’amélioration des processus de dématérialisation va entraîner un gain de temps estimé à 840 h par an sur les 7 sites majeurs de l’AGSS et une économie estimée à 18 000 euros par an pour l’association. La dématérialisation assurera également à l’AGSS une plus grande sécurité et fiabilité. »

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