© Andre-metelev-unsplash
Le secteur du digital est en pleine effervescence. Sous l’effet de l’éloignement des collaborateurs et des nouvelles exigences de travail, la façon de penser le chantier digital des entreprises a été bousculé. Le développement et la sécurisation des outils pour collaborer à distance, via la visioconférence, les espaces partagés et la contribution simultanée, sont vite devenus la nouvelle priorité de la digitalisation car ils étaient nécessaires pour maintenir une activité. Auparavant, les projets de transformation numérique s’étiraient sur plusieurs années. L’enjeu étant d’aider chaque salarié à s’affranchir des tâches à faible valeur ajouté pour se concentrer sur son activité principale, l’entreprise définissait des priorités de performances et ciblait des services en explorant différentes pistes. Pour le pôle ressources humaines par exemple, les logiciels de paie ou d’EPR permettent d’automatiser les tâches d’administration du personnel, de formation, de recrutement. Du côté du marketing, les projets prévoient l’optimisation et la refonte du site web ou encore la mise en place d’un système CRM. Toutes ces idées ont été reléguées au second plan au profit de la communication interne entre les services et les salariés. Face à l’urgence, les entreprises se sont majoritairement dotées des outils de Microsoft comme Teams ou Office 365 (en moyenne 7 entreprises sur 10 selon l’Observatoire).
Le chantier du parc numérique
Les résultats de l’étude de l’édition 2021 de l’Observatoire de l’intranet montrent également que plus de 70% des dispositifs numériques internes ont 3 ans ou moins, un pourcentagedirectement lié aux actions initiées en réponse de la crise sanitaire. C’est notamment le rôle des directions de la communication et des directions des systèmes d’information qui s’attachent à mieux gérer les données pour les rendre accessibles aux collaborateurs. Ils font ainsi preuve de plus de maturité dans le déploiement numérique interne : dans la moitié des cas, ils sont aux commandes d’un dispositif de pilotage de la digital workplace au sein de l’entreprise.
Pour autant, la fracture semble s’accentuer. Les organisations qui avaient déjà bien avancé sur cette transition avant la pandémie ont consolidé leurs pratiques et ont continué à déployer leurs solutions technologiques (CRM, analyses, marketing automation, réseaux sociaux, etc.) et à former aux outils digitaux. Pour les plus en retard, prises de court par la pandémie, les projets de développement numérique ont été freinés. La complexité de mise en œuvre, le manque de compétences internes, de formation et d’accompagnement, qui constituaient en effet les principaux freins à la transformation, ont été exacerbés. Pour avancer dans l’élaboration d’une stratégie robuste et déterminer le niveau de maturité digitale, le recours à l’audit et au benchmark, est certainement un passage obligé.
Si le déploiement d’outils numériques dépend de la taille des structures et des enjeux propres à leurs secteurs, on peut toutefois distinguer deux critères d’évolution d’un parc numérique : l’un lié à la diversité et la complexité des dispositifs et l’autre à l’usage de ces outils par les salariés. Depuis 2019, l’Observatoire a associé ces deux axes d’analyse pour dresser une typologie des stades de maturité et permettre aux entreprises de se situer par rapport aux autres, afin de connaître leur marge de progrès. À la lumière de trois années de sondages, de 2019 à 2021, quatre grandes tendances et types de parc IT se dégagent.
Les entreprises qui sont en retard dans leur développement numérique.
Elles mettent en œuvre un dispositif simple avec un faible niveau d’usage. Cela correspond principalement aux TPE des secteurs du BTP, du commerce et des services à la personne, qui doivent dépasser de multiples points de blocage. Selon une étude croisée de Sage et de la Confédération des PME (CPME) en 2019, le premier frein cité par les gérants de TPE et PME réside dans la difficulté à impliquer les salariés dans cette transformation. Les autres raisons sont liées à l’investissement financier important que cela représente ainsi qu’à la difficulté d’élaborer une stratégie efficace en raison du manque de compétences techniques en interne.
Les entreprises qui apportent un soin particulier à développer des outils performants.
Elles investissent dans l’IT pour disposer d’une solide infrastructure numérique et ont posé les bases des premiers usages collaboratifs et sociaux. Un souci particulier est apporté à la mise à jour régulière et à la personnalisation des fonctionnalités. Mais les usages restent fragiles, ce qui peut être le signe d’un climat réfractaire au changement ou d’un accompagnement auprès des équipes qu’il faut renforcer.
Les entreprises en pleine croissance qui cultivent l’innovation et dans lesquelles les collaborateurs sont demandeurs de plus de services.
La pandémie a accéléré les besoins de salariés qui réclament davantage d’outils permettant de collaborer et d’échanger. L’écosystème digital interne ne prend pas encore assez bien en compte les besoins de chacun au risque de voir apparaître du shadow IT : l’utilisation officieuse d’autres systèmes d’information et de communication, non approuvés par les DSI.
Les entreprises qui progressent avec la transformation numérique.
Elles disposent d’un dispositif complet. Les managers et les collaborateurs sont généralement associés au déploiement de la digital workplace : des contenus riches et à jour, des fonctionnalités sociales, des espaces collaboratifs, un moteur de recherche, des outils pratiques… Pendant la pandémie, elles ont réussi à maintenir la part d’investissement dans l’IT tout en faisant du digital un levier de croissance. La prochaine étape consiste à consolider ces fonctionnalités et à mettre en place des outils d’analyse automatique des données pour s’adapter aux usages.
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