L’audiovisuel dans les salles de réunion, chantier prioritaire pour la collaboration

L’essor de la visioconférence bat son plein tandis que de nouveaux espaces collaboratifs voient le jour. L’heure est désormais venue pour les entreprises de s’interroger sur la meilleure façon d’équiper leurs salles de réunion. Face à une abondance de produits en constante évolution, elles devront se recentrer sur l’usage pour faire leur choix.

Comptez un grand écran, une barre de visioconférence dernier cri, un réseau de micros et de haut-parleurs bien étudié, une tablette de contrôle, un système de réservation… et la facture pour équiper une seule salle de réunion paraît déjà bien salée ! L’investissement demandé n’a pourtant rien à voir avec le montant des dispositifs de visioconférence installés il y a encore quinze ans : jusqu’à 100 000 euros auparavant pour un équipement clés en main contre 5 000 euros désormais pour une configuration fonctionnelle de premier prix. Une relative démocratisation qui s’explique bien sûr par l’adoption massive de la visioconférence ces deux dernières années qui a poussé les fabricants à développer des nouvelles gammes de produits plus abordables. Les confinements successifs puis l’avènement du télétravail ont conduit les entreprises à repenser leur façon de collaborer à distance et à se doter de solutions logicielles.

 

Passé cette première étape, elles cherchent aujourd’hui à équiper leurs espaces de collaboration pour soutenir durablement le travail hybride. L’heure est aujourd’hui à la rationalisation des équipements. « La réflexion sur le matériel d’une salle de réunion est l’exemple type des défis qui attendent les entreprises : comment faire pour gérer des salariés qui partagent leur temps entre le bureau et la maison, tout en préservant la productivité et l’efficacité au travail ? Quels outils met-on à disposition individuellement et collectivement et comment les administrer ? », précise Axel Perret-Gentil, directeur des ventes de la région sud Europe chez Epos.

Accompagner le travail hybride

L’enjeu est d’autant plus important que la plupart des fabricants estime que seuls 10 % des salles de réunion du monde entier seraient équipées avec des solutions de visioconférence.

« 60 % des salles de réunion sont équipées en BYOD. Ce chiffre baisse car les entreprises réfléchissent davantage à des organisations autonomes » Gonzalo Frasquet, Logitech.

Un chiffre qui donne la mesure du potentiel du marché. « Ce ratio de 10 % concerne plutôt les espaces de taille moyenne, complète Fabrice Berthelot, directeur régional de Poly France. Ces deux dernières années, la demande s’est fortement concentrée sur les petites salles de 2 à 6 personnes qui n’existaient pratiquement pas avant la pandémie : les entreprises en aménagent de plus en plus, ce qui nous pousse à répondre avec des produits spécifiques. »

Le succès du plug-and-play

Parmi les solutions apparues ces dernières années : les barres de visio tout-en-un ont trouvé leur public. Plus compactes, multifonctions, équipées de technologie embarquée, elles sont taillées sur mesure pour ces nouveaux espaces collaboratifs. Largement déclinées dans le catalogue de tous les spécialistes de la vidéo et du son, leur popularité ne faiblit pas. Si elles inondent aujourd’hui le marché de la collaboration à distance - un nouveau modèle sort en moyenne tous les trois mois – c’est aussi parce qu’elles sont le fruit d’une révolution d’usage qui s’est accélérée avec la crise sanitaire. « Les anciens systèmes étaient à la fois coûteux et très complexes à installer comme à utiliser.

Pour démocratiser la visioconférence, nous avons développé des produits accessibles, comme la Polycom Studio – premier modèle du genre sorti en février 2019 - qui se branche au PC en USB de la même manière que n’importe quel autre périphérique », observe Fabrice Berthelot.

 

Ce mode de fonctionnement a largement contribué à simplifier l’usage des technologies de visioconférence et à populariser l’approche BYOD (bring your own device). Avec la salle autonome, c’est désormais l’un des deux grandes modèles dans l’équipement des salles de réunion (voir encadré).

Un retour sur l’usage

Il est difficile aujourd’hui d’évaluer précisément la proportion des salles équipées en BYOD ou en système autonome en raison des solutions hétérogènes qui sont présentes dans les entreprises. Pour autant, après deux ans et demi de contexte plutôt favorable au BYOD, les acteurs du secteur observent désormais une inversion de la tendance « On considère que 60 % des salles de réunion sont équipées en BYOD, mais ce chiffre baisse car les entreprises réfléchissent davantage à des organisations autonomes pour des raisons pratiques », précise Gonzalo Frasquet de Logitech. Pour Fabrice Berthelot, de Poly, il s’agit principalement d’une réflexion de DSI, issue du retour d’expérience sur l’utilisation du matériel : « Arriver dans une salle, devoir brancher un câble HDMI et un câble USB, changer de source de l’écran, vérifier que la personne précédente n’a pas modifié les réglages : la mise en place va dépendre de chaque utilisateur. Avec le BYOD, l’entreprise perd un peu le contrôle de ses équipements, avec tous les risques de shadow IT et de sécurité que cela comporte. »

Avantage donc pour la salle autonome, plus lourde à installer en raison des équipements, des prérequis de réseau et de licence, mais beaucoup plus simple et intuitive à l’usage une fois déployée. Contrairement au branchement USB, qui limite le nombre de fonctionnalités disponibles, les systèmes autonomes sont nativement pilotables à distance et administrables par l’entreprise : le contrôle des réglages, les mises à jour et la maintenance peuvent s’opérer depuis des logiciels dédiés qui mettent en réseau les équipements.

Des approches complémentaires

Si les fonctionnements BYOD et autonome ont chacun leurs avantages et leurs inconvénients, il n’existe pour autant pas d’opposition entre les deux. C’est bel et bien l’usage qui doit dicter leur déploiement dans les bureaux. « Beaucoup d’entreprises ont pu expérimenter l’installation d’une caméra grand angle et d’un micro dans l’urgence où l’on entend mal et on discerne à peine ce qui se passe au fond de salle, rappelle Nicolas Bernard de Alive Technology. Notre rôle en tant qu’intégrateurs est de choisir et d’installer les bons produits aux bons endroits. En fonction de la taille des salles, il faut adapter la portée et la qualité du capteur de la caméra et du micro. Peu importe le lieu dans lequel se trouve le salarié, notre objectif est de rendre la technologie transparente pour l’utilisateur. »

« Ces deux dernières années, la demande s’est fortement concentrée sur les petites salles de 2 à 6 personnes qui n’existaient pratiquement pas avant la pandémie » Fabrice Berthelot, Poly.

Un écran et une barre tout-en-un peuvent ainsi convenir pour une utilisation ponctuelle ou de courte durée dans un petit espace de collaboration. Un système complet et autonome (barres intelligentes à longue portée, microphones disposés en réseau, grand écran, tablette de gestion centralisée, etc.) sera plutôt destiné à une utilisation intensive dans une moyenne ou grande salle.

 

« Les constructeurs développent de plus en plus des produits mixtes et des logiciels permettant de passer d’un fonctionnement à l’autre, poursuit Gonzalo Frasquet de Logitech. Si une équipe a besoin d’utiliser Google Meet ou Webex, plutôt que Teams dans sa MTR (Microsoft Teams Room), avec une connexion USB, comme la solution Swytch, je peux me brancher et utiliser mon matériel en mode BYOD, sans recourir à un câble HDMI ». Même positionnement du côté de Barco qui constate que rares sont les entreprises « qui s’équipent complètement en système BYOD ou autonome. Les gammes dérivées du Click Share – produit que nous continuons de développer depuis 2012 – sont des solutions agnostiques qui fonctionnent avec n’importe quelle plateforme de visioconférence et ordinateur et quel que soit le périphérique audio et vidéo, n’importe quel ordinateur.

 

« Peu importe le lieu dans lequel se trouve le salarié, notre objectif est de rendre la technologie transparente pour l’utilisateur » Nicolas Bernard, Alive Technology.

Ce dongle branché en USB, fait office de hub pour transmettre les informations directement à l’autre récepteur branché au matériel de la salle », explique Nabil Boujri, directeur des ventes en France, Benelux, Europe du Sud et Afrique du Nord chez Barco. Quelle que soit la solution envisagée, fabricants et intégrateurs soulignent qu’un certain nombre de points incontournables restent à considérer lors de l’équipement d’une salle de réunion : la technologie vidéo, la gestion du son, l’interopérabilité et la certification du matériel.

Améliorer l’expérience vidéo

« La communication non verbale, qui passe notamment par les expressions du corps, joue un rôle essentiel dans la collaboration », observe Nicolas Bernard. Une réunion à distance ne se substituera jamais à une réunion physique… mais elle peut essayer de s’en rapprocher le plus possible. Pour les fabricants, il s’agit de la promesse de leurs technologies : gommer la distance en créant des expériences plus immersives. « Dans un lieu, à partir de 6 ou 7 mètres, une barre tout-en-un standard arrive à ses limites même avec un zoom numérique », explique Adrien Bois, responsable commercial en Île-de-France chez Televic Conference.

Afin de conserver une bonne qualité d’image et d’étendre la portée de la captation, certains constructeurs se sont ainsi inspirés du fonctionnement des caméras PTZ (Pan pour pivoter, Tilt pour incliner, Zoom pour zoomer), une technologie permettant de cadrer les personnes dans de grands espaces. « Il faut faire en sorte que l’expérience de visio soit au rendez-vous pour que nos solutions soient adoptées par les salariés. On rajoute des couches logicielles et de l’intelligence artificielle avec des processeurs, comme c’est le cas pour notre modèle Expand Vision 3T, explique Axel Perret-Gentil d’Epos. Couplé à la détection de la voix, la lentille motorisée va bouger pour suivre l’interlocuteur. Grâce au zoom intelligent, le cadrage se fait automatiquement ».

« Rares sont les entreprises qui s’équipent complètement en système BYOD ou autonome » Nabil Boujri, Barco.

De la même manière qu’un modèle de caméra ou d’écran doit être adapté aux dimensions de la salle, l’installation doit aussi tenir compte du recul et de la position des participants. Une erreur fréquente que constate Nicolas Bernard dans les configurations des espaces : « La communication passe en grande partie par les yeux. Il faut donc placer la caméra le plus possible au niveau du regard. Afin d’éviter la vue plongeante – surtout lorsqu’il n’y a pas beaucoup de distance entre l’interlocuteur et la barre – il est préférable de la placer sous l’écran et non pas au-dessus. »

Faire du son la priorité

Il est toujours envisageable de faire une visioconférence sans vidéo. Il est en revanche impossible de faire une réunion à distance sans son. Ce principe, qui peut ressembler à l’un des poncifs des spécialistes de l’audio, a pourtant fait défaut dans l’équipement individuel et des salles de réunion. Chaque salarié qui a été atteint de ce fameux syndrome du « Zoom fatigue » dès les premiers instants de la pandémie, l’a appris à ses dépens. « Le cerveau fonctionne à la manière d’un DSP (un outil de traitement numérique du signal, ndlr), il est capable de filtrer les éléments perturbateurs. Mais depuis que nous sommes devenus des stakhanovistes de la visioconférence, cette activité supplémentaire à longueur de journée le fatigue énormément, détaille Guillaume Le Royer, directeur de Shure France.

« Il faut faire en sorte que l’expérience de visio soit au rendez-vous pour que nos solutions soient adoptées par les salariés » Axel Perret-Gentil, Epos.

Nous avons tous dû nous équiper dans l’urgence et pas toujours avec les bons produits. Nos clients ont observé une différence entre les salariés en présentiel dans une salle, et les autres à distance : différence de qualité mais aussi d’attention. » Un phénomène que confirme l’étude australo-américaine « Good Sound, Good Research », datant de 2018 : la mauvaise qualité audio influence non seulement la perception du discours mais aussi celle du porte-parole.

 

Être correctement entendu, pour être compris… un principe élémentaire qui n’est pourtant pas si évident à mettre en œuvre selon Adrien Bois qui distingue la captation par micro-individuel des autres systèmes. « La règle traditionnelle veut qu’on parle au plus près d’un micro et que dès qu’on s’éloigne le discours devient inintelligible. Pour les salles de réunion, il faut utiliser d’autres systèmes plus complexes qui captent la voix de plus loin, au moyen de plafonniers, de micros déportés ou intégrés dans des haut-parleurs et des barres tout-en-un ».

Des technologies variées de captation

Sur ce marché, les constructeurs se différencient par la diversité des technologies qu’ils intègrent dans leurs produits. Le beamforming, solution la plus commune sur ce segment, utilise plusieurs microphones directionnels qui forment des lobes et captent la voix dans des cônes.

« Depuis que nous sommes devenus des stakhanovistes de la visioconférence, le cerveau se fatigue à filtrer les nuisances sonores » Guillaume Le Royer, Shure.

Ce système plutôt linéaire présente toutefois l’inconvénient de laisser des zones mortes contrairement aux systèmes 3D qui sont utilisés pour les salles autonomes. Les barres de sons de la marque Nureva fonctionnent avec la Mist Technology qui déploie des milliers de microphones virtuels capables de capter le son dans leurs zones respectives.

Chez Shure, le système de microphones multicapsules, développé pour la gamme Microflex, combine jusqu’à 100 minuscules microphones réglables et capables de couvrir des zones précises. « Nous pouvons ainsi valoriser notre savoir-faire de spécialistes par rapport aux éditeurs de plateformes. Il y a une différence typiquement sur les DSP : tandis que l’algorithme de Teams est lourd, écoute en permanence et supprime les bruits parasites, notre algorithme IntelliMix, plus léger, identifie directement les fréquences de la voix et filtre naturellement les bruits », précise Guillaume Le Royer.

Utiliser du matériel certifié

« Certifié Microsoft Teams » : derrière ce tampon apposé sur les différents équipements de visioconférence se cache un réel enjeu autant pour les fabricants que pour les entreprises. « Le marché français est très largement dominé par Microsoft, que ce soit pour les salles autonomes MTR, que pour le système d’exploitation Windows installé sur la plupart des ordinateurs. Ce qui implique des mises à jour récurrentes et régulières, analyse Adrien Bois de Televic Conférence.

« La certification du matériel est une garantie : c’est l’assurance que le produit compatible continuera de fonctionner avec les futures mises à jour » Adrien Bois, Televic Conference.

La certification est une garantie : c’est normalement l’assurance que le produit compatible continuera de fonctionner avec les futures mises à jour, auquel cas Microsoft s’engage à trouver une solution. » Malgré l’hégémonie de la firme de Richmond, la certification des produits chez tous les autres éditeurs de solutions – comme Zoom, Cisco, Google, GoTo, etc - reste essentielle. Pour tous les constructeurs, s’assurer que leurs produits correspondent aux besoins des entreprises passe donc par l’interopérabilité. L’utilisateur doit pouvoir naviguer d’une plateforme de visioconférence à l’autre et changer de fonctionnement en cas de besoin. Une exigence renforcée dans le cas du BYOD : « La communication bilatérale des équipements via l’USB est compliquée parce que ces protocoles de connexion n’étaient à l’origine pas prévus pour faire transiter autant de données. Dans ce contexte, il est d’autant plus important pour le client de s’appuyer sur une certification pour avoir la garantie que le produit a été testé et qu’il fonctionne correctement avec la plateforme concernée », précise Guillaume Le Royer. Du côté des entreprises, l’utilisation de ces outils ouvre des nouvelles perspectives de collaboration sans que leurs choix ne soient irréversibles. Anticiper les usages futurs et l’évolution des salles de réunion en espaces polyvalents constituent certainement la ­prochaine étape de leur réflexion.

 

 

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