Travail collaboratif : peut-on se passer d’Office 365 et de Google Workplace ?

Si la crise sanitaire et la généralisation du télétravail ont accéléré le déploiement des outils collaboratifs en entreprise, ils ont aussi renforcé le duopole qu’exercent Microsoft et Google sur les environnements de travail numérique.

Difficile voire impossible aujourd’hui pour une grande entreprise de mettre en place une digital workplace sans passer par Office 365 ou Google Workplace (anciennement GSuite).

C’est pourquoi le Cigref s’est penchée sur les marges de manœuvre dont disposent les entreprises pour réduire leur dépendance aux suites collaboratives commercialisées par les deux géants américains. L’association qui regroupe près de 150 grandes entreprises et administrations françaises autour des questions du numérique vient de publier un rapport dans lequel elle évalue les possibilités d’émergence d’une troisième voie : une approche modulaire faisant notamment appel à des composants open source.

Une quarantaine de solutions alternatives Le point de départ de cette étude a consisté en une évaluation de la valeur d’usage des suites collaboratives. Sur la soixantaine d’entreprises participant à ce groupe de travail, presque trois quarts d’entre elles estiment que le taux d’usage des fonctionnalités offertes par leurs applications ne dépasse pas 50%. Un constat qui pose la question de l’intérêt de recourir aux offres packagées proposées par les deux suites hégémoniques. Si Office 365 et Google Workplace couvrent l’ensemble des briques d’une suite collaborative, ils imposent aussi aux utilisateurs des fonctionnalités subsidiaires non souhaitées et surtout inutiles, avec à la clé des coûts cachés et non maîtrisés.

À cela s’ajoutent une capacité de négociation très réduite avec ces mastodontes et le risque de développer une forte dépendance à l’égard de la roadmap de ces fournisseurs. D’où la tendance désormais au sein de nombreuses organisations de s’orienter davantage vers des suites ou des surcouches à intégrer dans des environnements plus modulaires et adaptés aux besoins des métiers. Plus contraignantes, ces démarches « brique par brique » offrent toutefois de nombreux avantages : maîtrise des fonctionnalités et de l’environnement d’hébergement, interopérabilité des logiciels libres, coût complet plus intéressant, indépendance vis-à-vis des grands éditeurs…

L’offre de solutions alternatives existe. Et le rapport dresse une liste d’une quarantaine de briques open source ou non libres qui peuvent permettre aux organisations de diversifier leurs approches et d’obtenir un meilleur contrôle de l’environnement numérique.

Suite collaborative : alternatives identifiées par composants (source : Cigref).