Quelle imprimante pour le télétravail ?

Compactes et simples d’utilisation, les imprimantes adaptées au télétravail doivent répondre aux différents besoins des salariés, que ce soit en termes d’efficacité, de productivité mais également de gestion des consommables.

Quelle imprimante pour le télétravail ?

Avec la crise sanitaire, le télétravail s’est démocratisé dans un grand nombre d’entreprises. Dans ce contexte, les salariés ont besoin d’outils performants et adaptés à leur environnement personnel. L’impression ne déroge pas à la règle puisqu’un grand nombre de tâches requiert d’avoir la capacité à imprimer et scanner à domicile. « En général, le volume d’impression est un peu plus faible à domicile car au bureau les salariés impriment certains documents afin de les partager avec leurs collègues, ce qui n’est pas possible en télétravail », remarque toutefois Nicolas Cintré, directeur marketing chez Brother. L’imprimante doit pouvoir s’intégrer aisément au domicile des salariés. « Pour le télétravail, il est important d’avoir des imprimantes ni trop encombrantes ni trop lourdes », estime Paul-Jacques Moreau, dirigeant de DataMaster. Ce laboratoire européen indépendant teste et compare différentes solutions d’impression numérique. Dans le cadre de ses Awards 2021, la société a étudié sept multifonctions A4 de marques différentes pour la catégorie dédiée au télétravail. Deux prix ont été décernés à des imprimantes d’Epson et de HP (voir encadré sélection). « Il est également essentiel que les imprimantes destinées au télétravail ne consomment pas trop d’énergie et ne soient pas trop bruyantes », indique Paul-Jacques Moreau. À domicile, l’utilisateur a également moins la possibilité de s’appuyer sur un support technique. « Les imprimantes doivent être faciles à prendre en main et leur interface doit être intuitive pour le télétravailleur », souligne Nicolas Cintré.

Des fonctionnalités essentielles

Les imprimantes destinées au télétravail doivent aussi proposer un certain nombre de fonctionnalités. Les experts interrogés l’attestent : les multifonctions, capables d’imprimer mais également de scanner et de copier des documents, sont incontournables pour la plupart des tâches à domicile. « Il est également important que l’imprimante soit connectée au cloud afin de donner la possibilité à l’utilisateur de récupérer ou de déposer des documents dans un sharepoint et de les imprimer à tout moment et depuis n’importe quel appareil », explique Fabien Da Col, responsable Europe du Sud des consommables et imprimantes chez HP. Un avis partagé par Nicolas Cintré : « À domicile, il est essentiel d’être équipé d’un MFP connecté car les entreprises ont pour la plupart digitalisée leurs processus ». Certains MFP sont également dotés d’applications cloud qui vont permettre aux salariés de gagner en productivité en facilitant des tâches administratives. 

Jet d’encre ou laser ?

Le choix de la technologie, jet d’encre ou laser, va dépendre de l’usage et des besoins d’impression du télétravailleur. « Il est essentiel que l’utilisateur identifie le nombre de pages qu’il va imprimer par mois et le type d’impression (graphiques en couleur, document à relire en noir et blanc, etc.) afin de calibrer au mieux son achat. Il faut aussi réfléchir en coût total, ce qui implique parfois d’investir plus au départ pour un coût d’usage moins important », conseille Nicolas Cintré. Les imprimantes à jet d’encre seront de préférence proposées aux télétravailleurs qui ont des volumes d’impression assez faibles et/ou besoin d’impressions qualitatives et en couleur. « La technologie jet d’encre est plus polyvalente que le laser. Elle permet aussi bien d’imprimer des photos en très bonne qualité que des documents professionnels », relate Fabien Da Col. Et Delphine Joly, animatrice de réseau chez Cartridge World, d’ajouter : « les imprimantes à jet d’encre sont plutôt préconisées pour des volumes inférieurs à 600 pages par mois. Au-delà, le coût à la page peut vite devenir élevé ». En effet, les imprimantes à jet d’encre sont souvent moins onéreuses que les imprimantes laser mais les coûts d’impression à la page sont en général plus élevés en raison du prix des cartouches d’encre. « Certaines imprimantes à jet d’encre sont équipées de giga réservoir capables d’imprimer un très grand nombre de feuilles. Cela permet de ne pas changer de cartouches pendant près d’un an », note toutefois Paul-Jacques Moreau. Quand un salarié doit imprimer très fréquemment des documents en noir et blanc, la technologie laser est en général plus adaptée. « Lorsque les besoins d’impression sont importants (plus de 1 000 pages par mois), la technologie laser est préconisée, notamment d’un point de vue économique », confirme Delphine Joly. Avant de préciser : « dans ce cas, il est aussi préférable d’opter pour une imprimante monochrome car le prix d’une impression en couleur sera beaucoup plus élevé ».

Gestion des consommables et maintenance

La question de la gestion des consommables est également primordiale en télétravail. « Il est essentiel que le télétravailleur ne soit jamais à court de cartouches d’encre ou de toners. Nous devons donc assurer un service de livraison des consommables constant », estime Fabien Da Col. Certaines imprimantes disposent ainsi de compteurs d’impression, ce qui permet de déclencher automatiquement la livraison d’un toner ou d’une cartouche d’encre lorsqu’un certain niveau de consommation a été atteint. Pour faciliter la gestion des consommables, plusieurs entreprises ont récemment lancé des services adaptés au télétravail. À l’instar de HP qui propose deux offres spécifiques aux télétravailleurs. L’offre HP+ associe par exemple l’achat d’une imprimante, un forfait de consommables (encre ou toner) et l’accès à l’application d’impression HP Smart. Les forfaits de consommables sont établis en fonction des besoins des utilisateurs (nombre de documents imprimés par mois, couleur ou monochrome, etc.). « Les demandes ont explosé durant la crise sanitaire. Ce sont en général les salariés qui souscrivent directement à l’offre HP+ », informe Fabien Da Col. Pour les salariés des grands comptes sous contrat MPS, HP a également lancé l’offre Flexworker. Les télétravailleurs ont la possibilité de choisir une imprimante parmi une sélection de dix équipements. « Celle-ci sera livrée et installée à domicile et les consommables seront approvisionnés de façon automatique », détaille Fabien Da Col. De son côté, Cartridge World a lancé en septembre dernier son offre Absolu. Celle-ci comprend la location d’une imprimante laser monochrome ou couleur parmi un choix de quatre modèles de la marque Lexmark et la livraison des consommables. « Cela permet de lisser les dépenses puisque le salarié ou l’entreprise n’a pas besoin d’investir dans l’achat de l’équipement », explique Delphine Joly. Cette offre est destinée aux salariés et PME qui impriment plus de 1 000 pages et moins de 5 000 pages par mois. Le prix de l’abonnement, souscrit pour une durée de trois ans, est fixe et mensuel. À travers leurs offres, HP et Cartridge World assurent également un service de maintenance lorsque le télétravailleur rencontre un souci technique avec son équipement. De son côté, Brother a développé une fonctionnalité qui permet de prendre la main à distance sur l’imprimante. « Cela offre la possibilité à l’utilisateur en télétravail de bénéficier d’un support technique en cas de soucis avec son imprimante », indique Nicolas Cintré. Si le télétravail impose de proposer des équipements compacts et faciles à prendre en main, leurs performances et services associés doivent être adaptés à un usage professionnel.

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