Le cloud, modèle d’avenir pour l’impression

Avec la mobilité croissante des collaborateurs et les nouveaux outils de travail à distance, le cloud devient la norme en entreprise. Pour les acteurs de l’impression, cette transition représente une opportunité de décliner un panel de services à destination des entreprises afin de réduire leurs coûts et les aider à maîtriser leur infrastructure d’impression.

Le cloud, modèle d’avenir pour l’impression

Après un an et demi de crise sanitaire, le recours au cloud a été massif pour les entreprises. Rouage désormais essentiel de la collaboration à distance, il a permis de s’adapter aux nouvelles contraintes liées à l’éloignement des collaborateurs. La transformation des infrastructures informatiques a été amorcée ou très vite accélérée au sein des organisations. Une étude du Synergy Research Group avait anticipé que les dépenses en infrastructures de cloud computing dépasseraient les dépenses sur site pour la première fois en France, en 2020. Un phénomène qui est visible à l’échelle mondiale : le rapport Predictions 2021 de Forrester annonçait des dépenses, pour l’infrastructure mondiale de cloud public, en augmentation de 35 %, soit 120 milliards de dollars en 2021.

La crise sanitaire, accélérateur global

La pandémie a changé la donne et joué ce rôle d’accélérateur global pour faire du cloud un outil privilégié de la mobilité des salariés. « Aujourd’hui, que l’on travaille de chez soi, de son bureau, ou à l’autre bout du monde, il y a un accès à l’information et aux documents qui est quasi instantané », observe Enzo Gomes, responsable marketing de l’offre chez Toshiba TFIS. L’impression n’échappe pas à cette volonté de flexibilité et d’instantanéité. Des exigences qui poussent un nombre croissant d’entreprises à l’externalisation. Une enquête menée par Quocirca, cabinet d’étude spécialisé dans le marché de l’impression, confirme cette tendance : 39 % des entreprises ont déjà mis en place une plateforme de gestion d’impression dans le cloud et 37 % prévoient de le faire dans les douze prochains mois. Les constructeurs de systèmes d’impression, réunis le jeudi 24 juin 2021 par la rédaction d’Info Buro Mag, y voient le signe que les derniers verrous psychologiques, qui existaient encore sur l’externalisation des données, ont sauté.

Jusqu’à maintenant, la migration des serveurs d’impression vers le cloud était avant tout une préoccupation de DSI visant à simplifier l’infrastructure informatique d’une entreprise et à soulager l’installation de pilotes d’imprimantes sur les machines. Le choix du cloud correspondait également à une recherche d’économies par rapport au modèle traditionnel dit « on premise » (littéralement « sur site » ou « dans les locaux »). « Un serveur d’impression physique coûte cher, c’est entre 3 000 et 5 000€ par an et par serveur. Cela comprend le serveur mais aussi tous les coûts liés à la maintenance, aux mises à jour, etc. », précise Philippe Leroy, directeur commercial chez l’éditeur Everyone Print. Des questions qui ne se posent pas avec l’adoption du cloud qui a, de manière générale, modifié la relation à l’informatique. La délocalisation des serveurs d’impression offre la possibilité d’accéder à des ressources aisément configurables avec une réduction des problèmes d’espace physique dans les locaux, des besoins d’énergie et une optimisation des budgets destinés au matériel informatique. « Étant donné que l’IT a désormais une place centrale dans tous les cœurs de métier, les DSI ont énormément de travail et saturent. Le cloud est une solution qui permet d’externaliser les serveurs et de libérer de la bande passante », détaille Louis Bernard, directeur des ventes chez Epson.

Avec la pandémie, les salariés ont été confrontés à de nouvelles façons de collaborer à distance et au développement du travail hybride, ce qui a poussé les entreprises à recourir au cloud comme une possible solution d’efficacité. « On a effectivement observé que les entreprises qui avaient déjà basculé certains de leurs services dans le cloud ont eu moins de problèmes que celles qui possédaient leurs propres serveurs et qui se sont trouvés rapidement saturés », complète Etienne Maraval, directeur marketing et communication chez Lexmark. Pour accompagner les entreprises dans leur transition, les fabricants s’appuient aujourd’hui sur trois principaux modèles de déploiement des services cloud : public, privé et hybride.

Le cloud public permet d’externaliser les serveurs et de confier la complète gestion des ressources de stockage, de sécurité et de maintenance à des fournisseurs tels que Microsoft Azure, IBM Cloud, Amazon Web Services (AWS), Google Cloud Platform. L’entreprise est intégrée dans un environnement multilocataires où les mêmes serveurs hébergent plusieurs clients, avec chacun leur propre espace data dédié. Elle bénéficie ainsi d’un package avec les dernières mises à jours matériel et logiciel en permanence et à moindre coût. À cela s’ajoute la possibilité d’augmenter la capacité de stockage facilement en fonction des besoins. Un modèle clé en main privilégié par les petites entreprises qui ont besoin de flexibilité et d’évolutivité.

« Un serveur d’impression physique coûte cher, c’est entre 3000 et 5000€ par an et par serveur » Philippe Leroy, Everyone Print

Le cloud privé offre quant à lui davantage de contrôle, notamment sur la sécurité des données. Il peut être physiquement situé dans les locaux de l’entreprise ou, plus couramment, hébergé chez un fournisseur tiers qui loue un espace de stockage. Ce dernier laisse alors la liberté et la responsabilité à l’entreprise de personnaliser le matériel et les logiciels et d’assurer la sécurité via son propre pare-feu. Cette solution est en revanche beaucoup plus coûteuse et moins flexible en raison du prix d’achat, d’installation et d’entretien des nouveaux logiciels et matériels.

Enfin, le cloud hybride, qui combine les deux infrastructures précédentes, passe aujourd’hui pour le meilleur compromis en termes de coût et de sécurité. Il permet à une organisation d’opérer la transition vers le cloud de manière efficace. « L’entreprise externalise là où elle est prête à laisser son risque à un tiers et elle conserve chez elle les données sensibles liées à l’entreprise », explique Louis Bernard d’Epson. L’infrastructure déjà existante « on-premise » est donc le socle d’une infrastructure cloud globale autour de laquelle l’entreprise peut déployer des options pour alléger la charge de ses équipes informatiques et réduire ses coûts.

« Le cloud est une solution qui permet d’externaliser les serveurs et de libérer de la bande passante » Louis Bernard, Epson

Une transition progressive vers le cloud

C’est donc de plus en plus en tant que prestataires de services et de solutions IT que les constructeurs et les éditeurs de logiciels d’impression se positionnent. « On fait vraiment du sur-mesure, il n’y a pas de règles en matière de cloud. C’est du cas par cas en fonction des questions de sécurité, de disponibilité, de conformité… L’intérêt de ces demandes, pour nous, c’est de revaloriser notre métier », explique Benjamin Claus, directeur marketing et communication chez Kyocera. Certains proposent des analyses avancées pour aider les entreprises à mieux cerner les habitudes d’impression des utilisateurs et les fonctions qu’ils utilisent en vue de réduire les coûts. « AWS facture par exemple les flux puisqu’il y a une circulation permanente de données, explique Christophe Laurent, responsable marketing de l’éditeur de logiciels Doxense. […] La question c’est donc de savoir si le document qu’on veut traiter doit réellement passer par un serveur hébergé dans le cloud ou si on peut exploiter d’autres circuits ». On cherche ainsi à éviter la surcharge de données et les temps de latence que provoqueraient les allers-retours des commandes à l’imprimante vers le serveur cloud. Une des solutions consiste pour les fabricants à s’intéresser à l’usage qu’ont les salariés des fonctionnalités des imprimantes MFP. Cela sert ensuite à déterminer où doivent être hébergés les logiciels, dans le cloud directement en natif, sur un système en local ou sur le copieur. « En installant par exemple une OCR (reconnaissance optique de caractères Ndlr.) directement sur nos machines, l’intérêt est de réduire le trafic de données » observe Etienne Maraval de Lexmark.

« Les entreprises qui avaient déjà basculé certains de leurs services dans le cloud ont eu moins de problèmes que celles qui possédaient leurs propres serveurs et qui se sont trouvés rapidement saturés » Etienne Maraval, Lexmark

L’autre solution est le recours au edge computing. Le rapport de la commission d’enquête du Sénat sur le devoir de souveraineté numérique du 1er octobre 2019 faisait déjà état de la « nécessité d’anticiper […] le passage de 80 % des données stockées dans le cloud à 80 % des données stockées en edge computing ». Là encore, la pandémie semble avoir accéléré les choses avec l’utilisation des ordinateurs et smartphones pour le télétravail et le développement des objets connectés.

« En matière de cloud, c'est du cas par cas en fonction des questions de sécurité, de disponibilité, de conformité ... » Benjamin Claus, Kyocera

Rappelons que le principe de l’edge computing repose sur le traitement des données de façon directe par le périphérique qui les produit. Concrètement, c’est un réseau de nœuds (nodes en anglais) qui stockent et traitent les données au plus près des infrastructures, sans avoir à transiter jusqu’à un serveur cloud distant. Un fonctionnement pratique qui est un argument supplémentaire pour les constructeurs et les éditeurs à faire valoir auprès des entreprises : une réduction du temps de latence du traitement de l’information, une gestion plus rationnelle des logiciels, une réduction des coûts de transmission et enfin une meilleure sécurité.

« Le passage au cloud dans les entreprises constitue une réponse à des besoins qu’expriment les utilisateurs. Les salariés n’ont plus uniquement des besoins au bureau, ils en ont aussi chez eux. » Gerald Kugler, HP

Le déploiement du print as-a-service

Pour tous les acteurs de l’impression, le cloud permet également de renforcer leur offre de « print as-a-service », depuis l’accompagnement et le conseil jusqu’à la supervision des outils d’impression en passant par la gestion des traitements du document. Le recours massif au travail à domicile pendant la pandémie et, avec lui, le déploiement des imprimantes MFP chez les salariés, a permis de développer ces services. « Le passage au cloud dans les entreprises constitue une réponse à des besoins qu’expriment les utilisateurs. Les salariés n’ont plus uniquement des besoins au bureau, ils en ont aussi chez eux. », observe Gerald Kugler, consultant avant-vente chez HP. Au lendemain des annonces de confinement au début de l’année 2020, les salariés se sont précipités sur les sites d’e-commerce ou dans les magasins pour s’acheter une imprimante personnelle. D’après le cabinet IDC, les ventes d’imprimantes multifonctions (MFP) monochromes A4, avec un bond de 31,7 %, ont été le moteur de la croissance du marché en Europe au troisième trimestre 2020, un phénomène largement attribué au travail en home office. Dans ce contexte, le cloud permet d’offrir aux travailleurs à distance un moyen simple et sécurisé de soumettre des travaux d’impression à des imprimantes à domicile, au bureau ou ailleurs.

« Stockage, numérisation, partage, collaboration : par impression aujourd'hui, il faut entendre gestion globale des documents » Enzo Gomes, Toshiba TFIS

Plus flexible et évolutif

L’intérêt pour les fabricants est donc de déployer du Managed Print Services (MPS) adapté aux réalités du télétravail pour gérer le parc d’imprimantes individuelles des salariés. Ils se basent sur un modèle par abonnement type « package » : un service de paiement à l’usage, évolutif et flexible en fonction des besoins qui peuvent changer. « La crise sanitaire a accéléré les échanges et la collaboration, explique Jean-Pierre Blanger, directeur marketing IT chez Ricoh.

« Les constructeurs peuvent plus facilement valoriser ce que le scan apporte dans la gestion de documents collaboratifs » Magali Moreau, Sharp

En tant que spécialistes du document, nous avons un rôle à jouer puisque nous transformons du physique en numérique et vice versa ». En ce sens, le cloud permet aux constructeurs et éditeurs de logiciels de proposer tout un panel de services additionnels sur leurs équipements. Ils facilitent ainsi l’accès et l’usage des fonctionnalités traditionnelles, comme la reconnaissance de signature numérique ou l’extraction ciblée de données, tout en gardant le contrôle sur des mises à jour régulières. Des partenariats sont même conclus entre des fournisseurs et des prestataires de services, comme La Poste pour proposer de la gestion d’envoi de recommandés. La virtualisation permet, en dernier lieu, d’adosser des nouvelles fonctionnalités de machine learning et d’intelligence artificielle pour développer l’automatisation des tâches – de Robotic Process Automation (RPA) – ou l’archivage intelligent. « Aujourd’hui ce que nous vendons le plus c’est une plateforme qui va permettre à tous les utilisateurs, qu’ils soient chez eux, au bureau, ou ailleurs, de se connecter et de profiter de différentes fonctionnalités à jour », détaille Etienne Maraval. La transformation de l’infrastructure informatique des entreprises s’inscrit donc dans un processus général de dématérialisation. « Par impression aujourd’hui, il faut entendre gestion globale des documents : je stocke, je numérise, j’archive, je partage, je collabore, j’imprime en fonction des besoins du document », rappelle Enzo Gomes de Toshiba TFIS. La croissance du marché des solutions de dématérialisation augmente ainsi chaque année entre 6 et 7 %, selon le cabinet Markess, depuis 2018. Déjà en baisse depuis plusieurs années, les volumes d’impression se sont, quant à eux, effondrés en même temps que la fermeture des bureaux. Pour les années à venir, le cabinet IDC prévoit d’ailleurs une baisse de 4,8 % par an jusqu’à 2024.

« Avec l'arrêt de Google Print, le géant s'est rendu compte à l'usage que c'était un service compliqué à gérer et à entretenir » Christophe Laurent, Doxense

Dans ce contexte, le cloud est un accélérateur de la transformation du modèle économique de l’impression : « à un moment sur le marché, nous avons rencontré des difficultés à facturer la numérisation sur nos systèmes d’impression. Alors que maintenant les constructeurs peuvent plus facilement valoriser ce que le scan apporte dans la gestion de documents collaboratifs. », analyse Magali Moreau, directrice marketing et communication chez Sharp. Un point de vue que partage Benjamin Claus, « on peut imaginer des coûts qui reposent sur ces trois composantes : le document qu’on scanne, celui qu’on archive et celui qui est rematérialisé ».

Intégrer une infrastructure informatique globale

Demain, l’enjeu sera donc de bien s’intégrer à un écosystème numérique de plus en plus complexe au sein des entreprises : ce qu’on appelle aujourd’hui la digital workplace sur laquelle travaillent les salariés. Une façon de travailler qui semble se pérenniser selon les analystes du cabinet Gartner qui attendent une croissance de 17,1 % sur le marché des logiciels de collaboration d’ici la fin de l’année. Avec leurs packs Office 365 et Google Workspace, Microsoft et Google dominent très largement ce marché et en sont les acteurs incontournables. L’intérêt des deux géants pour l’impression cloud est d’ailleurs le signe qu’elle est aujourd’hui indissociable du fonctionnement collaboratif de la digital workplace. Il y a dix ans, Google lançait sa solution d’impression Google Cloud Print, avant de mettre fin au début de l’année 2021 à cette version bêta. Plusieurs entreprises ont été touchées par cette résiliation. « Quand le service s’est arrêté il a fallu trouver une solution dans l’urgence. L’une d’elles a été de fournir une extension ou un service qui venait s’intégrer dans Chrome OS, le système principal géré avec Google Workspace qui permettait d’imprimer, décrit Christophe Laurent. Google s’est rendu compte à l’usage que c’était un service compliqué à gérer et à entretenir. Ils ont donc délégué et décidé de mettre en œuvre le programme Chrome Entreprise Recommended pour certifier tous les éditeurs qui proposaient des services d’impression sous Chrome OS. » De son côté, Microsoft a lancé Universal Print, son service d’impression cloud intégré à son offre Office 365 et lié à Azure, au début de l’année 2021. Comme Google, l’objectif est de proposer un service clés en main aux entreprises. Mais là encore, la bonne maîtrise d’un service d’impression de bout en bout s’avère délicate, Microsoft enchaîne les déboires depuis le début de l’année sur son service de gestion d’imprimantes. Une faille baptisée PrintNightmare a engendré plusieurs vulnérabilités et menacé l’ordinateur des millions d’utilisateurs.

« Exploiter le cloud implique de bénéficier d'une mise à jour régulière des logiciels » Jean-Pierre Blanger, Ricoh

Les difficultés que rencontrent Google et Microsoft sont l’occasion de rappeler, pour les fabricants d’imprimantes et les éditeurs de logiciels, que la mise en place de services d’impression nécessite une véritable expertise. Leurs connaissances et savoir-faire leur permettent aujourd’hui de promouvoir des offres de Managed Print Services (MPS) dans le cloud pour garantir la sécurité les données de bout en bout sur l’ensemble de l’infrastructure d’impression.

De nouveaux enjeux de cybersécurité

La sécurité des données est probablement le dernier point de crispation pour les entreprises qui souhaitent opérer une transition vers le cloud. Si le cloud computing s’est imposé en moins de dix ans comme la solution incontournable des services informatiques à la demande, il faut rappeler que la France a accusé d’un retard à son adoption jusqu’au début de l’année 2020, prémisses de la crise sanitaire… Selon un sondage de l’INSEE datant de novembre 2019, seules 19 % des entreprises françaises avaient recours au cloud computing, bien en dessous de la moyenne de 26 % au sein de l’Union européenne. Un retard expliqué notamment par la frilosité des petites sociétés à externaliser leurs données. Pour les constructeurs, la sécurité de l’écosystème d’impression cloud est une question centrale. Car en multipliant les plateformes, le nombre de matériel et les logiciels, le risque de vulnérabilité aux cyberattaques augmente de fait. « Exploiter le cloud implique de bénéficier d’une mise à jour régulière des logiciels. Or, dans le cadre du RGPD, nous avons l’obligation de maintenir la sécurité et d’agir très vite en cas de problème. Nous rationalisons donc les fonctionnalités sur les multifonctions (MFP) pour garantir que nos systèmes ne sont pas une source potentielle de failles… c’est une responsabilité lourde dans nos contrats ! » rappelle Jean-Pierre Blanger de Ricoh. Afin de se prémunir d’une dépendance à l’égard des fournisseurs de solutions cloud, et limiter les risques en cas de cyberattaques, de plus en plus d’entreprises se tournent vers la solution multicloud. Peut-être le meilleur compromis et le meilleur moyen de ne pas mettre tous les œufs dans le même panier, de répartir le stockage des données chez divers acteurs du cloud public et de s’assurer du bon contrôle de l’infrastructure d’impression.

Diminuer les risques de cyberattaques

Rien de surprenant donc à ce que les fabricants et les éditeurs de logiciels proposent d’accompagner les organisations dans leur transition et déterminent, avant toute chose, où elles placent le curseur de la sécurité dans leur politique cloud. « Le risque zéro n’existe pas avec les hackeurs, donc c’est à nous de déterminer avec les entreprises quels risques elles sont prêtes à encourir, note Louis Bernard de chez Epson. Il y a quelques années le réseau d’entreprise était une véritable forteresse, il ne fallait pas entrer dedans. Aujourd’hui avec l’ouverture du cloud nous sommes dans le modèle « zero trust » où chaque composant est sécurisé et communique avec d’autres qui sont eux-mêmes sécurisés. » Une récente étude de Gartner en 2021 confirme cette tendance, anticipant qu’à l’horizon 2024 au moins 40 % des accès à distance se feront par des réseaux dits « zero trust network access » (ZTNA) contre moins de 5 % à la fin de 2020. Le système, un peu fastidieux, repose sur le fait que chaque utilisateur ne se voit accorder que les autorisations nécessaires à la réalisation de ses tâches, en passant par une batterie d’authentifications pour prouver son droit d’accès aux données en question. Une stratégie qui devrait donc progressivement remplacer le VPN classique moins adapté à une infrastructure informatique cloud.

(Article issu du numéro 153)

 

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