5 conseils pour choisir un destructeur conforme à la RGPD

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La réglementation sur la protection des données (RGPD), en place depuis le 25 mai 2018, exige plus de rigueur des entreprises dans la gestion et la destruction de leurs documents numériques mais aussi de leurs papiers. Une « destruction sécurisée doit être assurée ». Voici les critères à privilégier dans le choix de son destructeur afin d’être conforme à la loi.

1. Être attentif au degré de sécurité

Le niveau de sécurité des appareils se définit sur une échelle de 1 à 7. Le degré 4 (nommé P-4), qui correspond à la destruction de documents confidentiels appartenant à une entreprise (contrats de travail, documents comptables, fiches de paie…) est le plus adapté à la réglementation.

2. Ne pas négliger la taille de déchiquetage

Il n’y a pas d’obligation dans la RGPD sur la taille de déchiquetage du papier, tous les destructeurs de documents avec coupe croisée sont valides. La coupe droite est, quant à elle, jugée trop peu sécurisée puisque les bandelettes de papier peuvent facilement être réassemblées afin de reconstituer le document détruit.

3. Identifier le nombre d’utilisateurs

Il existe un type de destructeur adapté par taille d’entreprise. La catégorie « personnelle » pour un utilisateur en home office, celle des « petits bureaux » pour des équipes jusqu’à 5 utilisateurs, celle des « bureaux » pour une quinzaine de salariés environ, la « départementale » adaptée à 40 utilisateurs
et l’« industrielle » pour un nombre plus élevé de collaborateurs.

4. Choisir le type d’objet traité

La RGPD concerne aussi la destruction de données numériques. Il est donc important pour y répondre de choisir un destructeur capable de traiter d’autres matériaux que du papier. Cartes SIM, CD et même disques durs peuvent être détruits par certaines machines.

5. Sélectionner les fonctionnalités les plus utiles

Certaines fonctionnalités rendent la destruction de documents plus simple d’utilisation. Le verrouillage manuel, l’entretien automatique qui allonge la durée de  vie de l’appareil, les technologies anti-bourrages ou la réduction de bruit, particulièrement appréciée en open space, sont des petits plus qui faciliteront le respect de la charte de destruction par les collaborateurs.

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