Cinq questions à se poser avant de réduire vos espaces de rangement

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À l’heure où le flex office se démocratise et où les pratiques collaboratives induisent davantage de mobilité, les entreprises rêvent de bureaux rangés, sans étagères surchargées, ni piles de dossiers. Mais un tel environnement de travail ne se décrète pas, il s’organise et nécessite une réflexion nouvelle autour du tri et du rangement. Faut-il tout conserver ?

1. Faut-il tout conserver ?

-> Évidemment pas !

La maîtrise de l’archivage est essentielle et s’appuie sur vos connaissances des délais de rétention selon les activités, le choix d’archiver des fonds documentaires de référence… Habituellement, on estime que seulement 20 % des fonds relevés sont transférés en archives. Appuyez-vous sur une procédure précise : bordereau de versement, délai de conservation à appliquer, date de destruction programmée… Une fois cette procédure établie, assurez-vous qu’elle soit suivie dans le temps par les différents services.

2. Faut-il instaurer un « clean day » ?

-> Oui, c’est une bonne idée

Pour que vos équipes adhèrent à votre projet, une bonne communication est essentielle. En préambule, vous devez donc les mobiliser et l’un des premiers leviers d’action dont vous disposez est de mener un « cleaning day ». Privilégiez pour débuter des « cleaning days » thématiques et identifiés pour ne rien jeter d’irremplaçable.

3. Faut-il déléguer une personne pour conduire le projet ?

-> Oui, c’est indispensable

Avant tout, l’entreprise doit savoir d’où elle part : il s’agit donc d’enquêter, en nommant un chef de projet, pour connaître avec précision tous les objets et documents qui sont actuellement présents dans les rangements. Un inventaire précieux qui permettra d’appréhender deux notions importantes : quel est le volume de documents à traiter et de quelles ressources physiques se compose le fond documentaire ? Point de vigilance : privilégier l’ouverture des armoires en présence de l’utilisateur. Non seulement pour éviter un sentiment d’incompréhension voire de défiance mais surtout pour questionner le salarié sur les contenus et leurs utilités.

4. Pour les remplacer par quoi ?

 -> Tout dépend de votre volonté d’aménagement

Si vous choisissez d’ouvrir les espaces et d’offrir à vos salariés différentes typologies de zones de travail, regardez de près les solutions de rangement multifonction : armoires faisant office d’éléments de séparation et de tableaux blancs, assises de rangement ou armoires centralisées au centre de l’open space. Les rangements personnalisés restent indispensables, tant au niveau organisationnel qu’en termes de qualité de vie au travail.

5. Une mue numérique est-elle indispensable ?

 -> Plus que jamais

Parallèlement à votre archivage physique, vous pouvez faire appel à un tiers de confiance afin de numériser certains documents et les archiver en leur donnant la même valeur juridique que le papier (norme NF Z 42-026). Si vous n’en avez pas, il est également indispensable de réfléchir au déploiement d’une GED ou de modes collaboratifs d’échange et de partage des fichiers…

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