Mettre en œuvre sa politique d’archivage numérique en 4 étapes

Le passage au flex office est l’occasion idéale pour mettre en place une stratégie d’archivage ­numérique pour rationnaliser ces volumes papier. Loin de s’improviser, celle-ci nécessite la mise en œuvre d’une méthodo­logie.


1) Réaliser un état des lieux par service

Avant de se lancer dans une démarche de numérisation, la première étape consiste à réaliser un état des lieux définissant le périmètre documentaire à traiter. 
Ce bilan de la situation permettra de connaître à la fois les volumes de documents présents, de déterminer leurs typologies et de faire la part des choses entre les ressources physiques dont le service a besoin pour travailler et ce qui relève d’un stockage… compulsif. Entre les dossiers « oubliés », les objets promotionnels qui prennent la poussière, voire les dossiers du prédécesseur jamais ouvert : les armoires de rangement révèlent de vrais mauvaises surprises.

2) Communiquer sur le plan d’actions

La communication doit faire partie intégrante du projet afin de fédérer les équipes. Serda Conseil recommande par exemple de mobiliser les équipes autour d’actions collectives de tri réalisées sur une journée et portant sur une thématique bien identifiée.
Ainsi, il s’agira de traiter sur une journée la documentation qui peut être détruite, tandis qu’une seconde journée sera consacrée à l’identification des documents qui doivent légalement être conservés… La maîtrise de l’archivage est un élément central dans la réussite du programme car il faut que les services maîtrisent les délais légaux de conservation des documents : si les RH sont rompus à l’exercice, d’autres services n’en ont que de faibles notions. La direction doit veiller à fournir à tous le même niveau d’information, notamment sur des délais de rétention des archives. La direction doit s’appuyer sur son service communication afin de relayer la procédure commune à suivre pour la constitution de chaque archive. On estime que seulement 10 à 15 % des documents ont vocation à être archivés.

3) Lancer le programme de numérisation

Une fois les documents papier sélectionnés et avant d’entrer dans la phase concrète de numérisation, il s’agit encore de se poser une série de questions sur le protocole à suivre :

  • Faut-il confier la numérisation à un tiers ou s’en charger en interne ? Si de nombreuses sociétés proposent de prendre en charge l’intégralité de la prestation de numérisation, il est tout à fait possible de privilégier la location de stations de numérisation (il faudra alors nommer des personnes responsables).
  • Est-ce que les documents n’existent-ils pas déjà en format informatique et si oui, le format est-il compatible avec les exigences de la récente norme NF Z 42-026 (cf p30) qui précise les modalités de production de copies fiables ?
  • Que fait-on des documents papier après la numérisation ?

Quel sera le protocole d’accès aux documents numérisés ?
Pour les documents électroniques natifs, la procédure reste plus « simple » puisqu’il suffit de déposer le fichier dans le SAE (le fichier devra nécessairement respecter un format standardisé PDF/A). Des « plug-in » peuvent également être intégrés dans l’ordinateur afin que les documents contenant une signature électronique soit automatiquement versés au système d’archivage.

4) Composer un nouveau socle informatique

Selon l’entreprise, l’environnement informatique et numérique à disposition du salarié sera plus ou moins abouti.
Ainsi, les évolutions visant à rendre disponibles et consultables les archives seront différentes selon la politique de l’entreprise en matière de flux des données numériques. En effet, l’entreprise peut ne posséder qu’un simple réseau commun mais elle peut aussi avoir une démarche déjà poussée en matière de gestion électronique des documents (GED), voire déjà travailler avec des tiers de confiance dans l’archivage de données au sein de coffres-forts électroniques. Quoiqu’il en soit, des formations seront nécessaires pour que les salariés s’informent et sachent utiliser ces futurs nouveaux outils car il peut y avoir à la base un sentiment de contrainte pour les usagers lors du passage à l’archivage électronique

Article en lien