Poser les bases de son digital workplace 

Pour donner du sens à leur transformation digitale, les organisations intègrent des outils de travail collaboratifs, accessibles en mobilité. Ces derniers doivent rester sous contrôle de l’entreprise et servir ses besoins réel. Tel est l’enjeu d’un digital workplace bien pensé.


Le principal objectif d’un digital workplace est d’offrir des outils permettant un travail collaboratif et en mobilité.

C’est un constat maintes fois établi : l’environnement de travail d’un salarié ne se réduit plus à son seul bureau physique. Les outils de travail ont évolué, rendant presque obsolète l’ordinateur fixe fonctionnant sur le seul réseau d’entreprise. Tablette, smartphone, hébergement Saas ou cloud, documents de travail partagés : toutes ces technologies rendent désormais possible le travail en mobilité. Qu’il soit dans un train, dans un aéroport ou sur un chantier, le salarié a désormais les moyens de rester connecté à son environnement de travail. Vous l’aurez compris, l’essor de ces technologies a une forte incidence sur le développement du travail à domicile, dans des tiers lieux et des coworking. En 2016, le cabinet de conseil RH Kronos estimait que 16,7 % des Français télétravaillaient plus d’une journée par semaine, contre seulement 8,4 % en 2009 (chiffres issus de France Stratégie). Ces évolutions technologiques sont également accentuées par les pratiques des salariés eux-mêmes, notamment celle des nouvelles générations, habituée à utiliser dans leurs vies privées des outils numériques permettant un usage collaboratif et des échanges instantanés. « Les collaborateurs sont infiniment plus numériques que ce que pense la direction. Ils ont une facilité intrinsèque pour s’approprier les outils liés aux usages numériques qu’ils ont dans leur vie privée », confirme Alain Garnier, dirigeant de Jamespot, l’une des entreprises françaises proposant des solutions collaboratives indépendantes fonctionnant en cloud. Ces évolutions sociétales et numériques ne sont pas sans incidence sur les organisations, elles-mêmes soumises à une forte pression concurrentielle. Celles-ci s’interrogent. Comment mener, voire entamer leur transformation digitale ? Comment intégrer de nouveaux outils numériques permettant du collaboratif et de la mobilité sans perdre de vue leurs objectifs métiers ? Selon une étude menée par l’agence Umanis, la question est prégnante. Ainsi, 71 % des entreprises interrogées sont convaincues de l’importance d’engager une transformation numérique. Selon le cabinet IDC, les dépenses des entreprises françaises en matière de solutions de communications unifiées et de collaboration ont atteint 1,5 milliard d’euros en 2016, et pourraient représenter près de 2 milliards d’euros en 2020.

Le digital workplace, qu’est-ce que c’est ?

Conscientes de l’enjeu, la plupart des structures ont déjà entamé leur mue : les anciens intranets et réseaux sociaux d’entreprise se transforment pour devenir des lieux sociaux et collaboratifs. « Il y a une vraie demande autour du social qui va de la possibilité laissée aux collaborateurs d’enrichir leur profil dans l’annuaire à la mise en place de communautés de projets, ou encore de liker ou commenter une information », note Isabelle Reyre, directrice-associée d’Arctus, société de conseil dans le développement d’intranets. C’est dans ce contexte que la notion de « digital workplace » devient particulièrement pertinente. Certes, cet anglicisme peut inquiéter, voire prêter à sourire, pourtant il peut se définir assez simplement comme un portail web permettant d’accéder via une plateforme unique (un intranet), à différents outils de travail (une suite bureautique) et de logiciels métiers, le tout de manière collaborative et en temps réel. Certes, le concept est protéiforme, mais il répond parfaitement aux attentes des entreprises en matière de transformation digitale.  D’ailleurs, sans forcément l’avoir formalisé sous ce terme, la plupart des organisations expérimentent déjà des « briques » de digital workplace, facilitant le travail collaboratif en mode projets. Systèmes de messagerie instantanée, agendas partagés, réseaux sociaux d’entreprise (RSE), CRM ou réunions virtuelles… Au siège d’Afflelou, la mise en œuvre entre le siège et les franchisés d’un intranet contenant des outils de télé présence et de réunions virtuelles a permis de réduire les coûts de déplacement de 15 %. « L’avantage immédiat de l’outil est d’instaurer des gains de productivité. C’est particulièrement probant sur les entreprises multisites ou dans des sièges de plusieurs étages », constate Alain Garnier.

 

Ne pas perdre la main sur le digital

Le principal objectif d’un digital workplace est d’offrir des outils permettant un travail collaboratif et en mobilité.

Plus basiquement, un outil de digital workplace peut aussi se matérialiser par la mise en œuvre d’un circuit de la copie permettant de travailler à plusieurs sur des documents tout en ne conservant qu’une version unique. « Mais la différence entre un véritable digital workplace et le simple usage d’outils collaboratifs comme google doc réside dans le fait que la copie est ensuite centralisée sur des serveurs sécurisés et qu’elle a vocation à être réintégrée dans un environnement de travail global pour créer de nouvelles synergies », précise Vincent Bouthors, dirigeant de Jalios, éditeur français d’intranet collaboratif.

En effet, face à ces solutions développées de manière sur-mesure par des opérateurs tiers et contrôlées par les services informatiques, on constate une prolifération des usages de solutions cloud en libre accès : Google drive, Skype for business, Dropbox, Wetransfer, Doodle, Sharepoint ou encore Trello : autant de web apps que de nombreux salariés utilisent, avec ou sans l’accord de leur service informatique. « De nombreux managers utilisent aujourd’hui des groupes WhatsApp pour rester en contact avec leurs équipes terrains », confirme Fabien Lair, directeur associé de Next Modernity, cabinet de conseil sur l’efficacité collective au travail. Pourtant, si elles facilitent le travail à l’échelle d’un individu ou d’un groupe, ces webs apps ne sont ni des solutions sécurisées (Ndlr : risque de vols de données sensibles) ni des solutions optimales à l’échelle de l’intelligence collective d’entreprise. « Leur intérêt, c’est qu’elles sont totalement disruptives. En créant une rupture technologique, elles poussent l’organisation à trouver une façon de les intégrer dans un environnement métier contrôlé » ajoute Vincent Bouthors. « Prenons le cas de Slack ou de Teams : ces murs d’activités collaboratifs sont en vogue car ils créent de la collaboration, mais à l’échelle d’une entreprise, ces outils ne font pas la distinction entre le mot du Président et les photos d’un pot de départ », poursuit ce dernier.

Vers de l’intelligence collective

À l’opposé (ou du moins en complément) de ces solutions gratuites, les projets de digital workplace intégrés doivent aboutir à la création d’une véritable valeur ajoutée pour l’entreprise. « Un constructeur automobile français a récemment mis en place une interface de communication entre son siège et ses commerciaux monde. Désormais, un agent basé en Turquie peut poser une question sur un modèle, avoir une réponse du service français en temps réel tout en téléchargeant une documentation également présente dans l’interface. L’entreprise crée un avantage comparatif net en réduisant ses délais de traitement », avance Alain Garnier. À l’échelle d’une entreprise, une digital worplace peut fluidifier des process métiers. « Les salariés d’un département informatique d’une grosse entreprise utilisaient pas moins de 6 logiciels métiers différents pour traiter les différentes problématiques de mobilité, de gestion du parc, de serveurs ou encore de supports utilisateur. La mise en œuvre d’une interface unique de logiciels, dialoguant entre eux a simplifié leurs pratiques quotidiennes », ajoute Jean-Jacques Lapauw, gérant de Matrix 42, éditeur allemand de solutions de gestion IT. Bien mises en œuvre, ces solutions pourraient-elles œuvrer au bien-être des salariés ? « Elles permettent en tout cas de recentrer les individus sur le cœur de métier, sans avoir à s’occuper des tâches sans valeur ajoutée ou stressantes », constate Alain Garnier.

Humaniser le travail collectif

Selon Vincent Bouthors, les cas probants de « digital workplace » seraient en tous cas porteur de sens: « ce type de projet doit être au service des individus, qu’ils soient salariés ou clients. Le but ultime est bien d’humaniser le travail collectif ». Cette séduisante analyse résiste-t-elle à l’épreuve des faits ? Prenons le cas de la gestion du parc informatique des lycées publics bretons : « aujourd’hui en Bretagne, chaque panne de matériels fait l’objet de l’ouverture d’un ticket de maintenance. Les anomalies sont centralisées puis des agents sont dépêchés pour intervenir. Jusque-là, rien d’exceptionnel. Sauf que grâce à une interface consultable sur leur smartphone, les agents ont accès à un réseau social leur permettant de dialoguer en temps réel avec leurs collègues pour s’entraider et palier à leur isolement en intervention», confie ce dernier. Face à ces bonnes pratiques, des échecs de mise en œuvre de digital workplace existent également. Avec parmi les problèmes rencontrés, le manque d’implication des équipes, notamment celui du management intermédiaire qui peut se sentir démuni face à ces nouveaux usages, imaginés pour casser les circuits habituels de l’information et rompre avec la hiérarchie verticale d’une entreprise. « C’est souvent le but recherché lors de la mise en œuvre des projets, sauf que cela ne se décrète pas, cela se met en œuvre », confirme Alain Garnier.

 


ZOOM
Où vos données sont-elles hébergées ?

C’est la question sensible. Celle qu’il faut nécessairement se poser lorsqu’on utilise des applications tierces pour échanger des données de votre entreprise ou de celle de vos clients. En effet, la plupart des web apps stockent vos données sur des serveurs extérieurs, parfois situés hors de votre pays… Et si les entreprises françaises semblent être bien au courant des risques, elles sont pourtant peu enclines à y remédier. Encore aujourd’hui, les outils les plus utilisés par les entreprises en matière de travail collaboratif sont Office 365 (Microsoft) et G Suite (Google) : des multinationales américaines situées aux États-Unis et qui sont soumises au Patriot Act (autorisant l’administration américaine à accéder à tout moment et sans autorisation judiciaire à leurs données informatiques). Une intrusion qui peut se faire tout à fait légalement, mais qui peut avoir des conséquences importantes pour les entreprises qui ont toutes des parts de marché à défendre et une image à préserver… « Récemment, j’ai appris qu’une importante société de conseils qui réalise des audits de sécurité utilisait la Suite Google pour échanger les données de ses clients. Une aberration quand on pense aux risques qu’elle
leur fait encourir », relate Vincent Bouthors.

 

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